Liste d’attente : ne plus perdre les tables annulées
Remplissage4 min de lecturePar Anthony Girard
Une table se libère au dernier moment ? Elle repart d’elle-même vers un client qui l’attendait, sans un seul appel à passer de votre part.
Samedi, 17 h 10. Une table de quatre annule par téléphone, elle avait réservé pour 20 h 30. Votre service du soir est complet depuis mardi, et vous avez déjà tourné du monde cette semaine faute de place. Entre la mise en place et le premier coup de feu, personne ne va reprendre le carnet pour rappeler une à une les tables refusées.
Vous ouvrez l’agenda et vous cliquez sur « Annuler » pour cette réservation. C’est tout. La table de 20 h 30 repart aussitôt vers quelqu’un qui l’attendait, par email, sans que vous décrochiez le téléphone. La liste d’attente d’OnVient sert à ça : reprendre une table libérée au dernier moment et la proposer, dans l’ordre, aux clients qui voulaient ce créneau. C’est l’un des moyens de limiter les tables qui restent vides un soir de complet.
Deux places ne vont pas au premier de la file
Au restaurant, une place n’est pas une place : c’est une table, et les tables n’ont pas toutes la même taille. La liste suit l’ordre d’inscription, avec une règle par-dessus : un groupe ne reçoit l’offre que s’il tient dans les couverts qui viennent de se libérer.
Reprenez la table de quatre de 20 h 30. En tête de liste, un groupe de six ; derrière, un couple. Six ne tiennent pas sur quatre couverts, l’offre saute donc le groupe et part au couple. Le groupe de six ne perd rien : il garde sa place en tête et aura la prochaine table assez grande. Par défaut, un restaurant tourne en salle partagée, tous les services puisant dans le même stock de tables, et une place rendue le soir va au premier client compatible inscrit sur ce créneau.
Ce qui arrive dans la boîte mail de qui attendait
Pour entrer sur la liste, le client ne vous appelle pas, il passe par votre page de réservation. Quand le créneau qu’il vise est complet, un encart « Créneaux complets, liste d’attente » lui propose de s’inscrire. Trois champs, nom, email et téléphone, et il voit tout de suite sa position, par exemple « vous êtes 3e sur la liste ». Un email lui confirme son inscription dans la foulée.
Quand une table se libère et que c’est son tour, un second email part : une table s’est libérée, elle lui est réservée jusqu’à une heure précise. Le lien ouvre une page avec un compte à rebours et un bouton « Je confirme ma réservation ». S’il confirme, sa réservation est confirmée directement, elle n’attend pas votre validation. Tout se joue par email, il n’y a pas de SMS sur la liste d’attente.
De votre côté, presque rien
Vous, vous recevez un email « Table re-remplie automatiquement » : le client est déjà prévenu, rien à faire de votre côté. Si vous voulez regarder quand même, une carte Liste d’attente s’affiche sur l’agenda, avec quatre chiffres sur les 30 derniers jours : les personnes en attente, les inscrits, les tables re-remplies et les couverts récupérés. Chaque inscrit a deux boutons. « Proposer la place » envoie l’offre à la main si une table est libre ; le calcul de disponibilité repasse derrière, impossible de surréserver ainsi. « Retirer » sort quelqu’un de la liste. Et le lundi, votre rapport de la semaine compte les tables re-remplies.
Une limite à connaître : si un client vous appelle pour un soir complet, vous ne pouvez pas l’inscrire vous-même depuis le tableau de bord, vous l’orientez vers votre page de réservation. D’autres cas déclenchent la même offre : un no-show que vous notez, une réservation que vous déplacez, une annulation faite en ligne par le client avec le plan Pro. À chaque place qui se rouvre, la liste repart. Elle est comprise dès le plan Essentiel, dont vous trouvez le détail sur la page tarifs.
L’activer et régler le délai
La liste ne tourne que si vous l’allumez. Dans les réglages, une case « Activer la liste d’attente » la met en route ; elle est décochée au départ, donc tant que vous n’y touchez pas, un créneau complet reste complet. Un seul réglage l’accompagne : le temps laissé au client pour répondre à une offre, 45 min par défaut, réglable entre 5 et 240 min. Passé ce délai sans réponse, l’offre glisse au suivant. Si plus personne ne tient dans la place, elle redevient réservable par tout le monde. Les inscriptions s’effacent seules une fois la date passée.
Le reste, l’agenda, vos services et la capacité de la salle, est détaillé sur la page réservation pour restaurants. Un samedi, cela fait une table de quatre qui retrouve preneur avant 20 h 30, et pas un appel passé pendant le coup de feu.