Un invité a répondu « non » par erreur, que se passe-t-il ?

Celui qui a réservé reçoit un e-mail au moment du « non » et peut rétablir la place en un clic, tant qu’elle n’a pas été reprise. La reprise passe par un bouton sur une page dédiée, pas par un simple lien, pour qu’un clic involontaire ne change rien. Si la place est déjà repartie, il faut vous contacter.

Jusqu’à quand les invités peuvent-ils répondre ?

Jusqu’à l’heure limite, fixée à 24 heures avant la réservation par défaut, réglable entre 2 et 72 heures. Passé ce délai, le nombre est arrêté et vous recevez le récapitulatif final.

Est-ce que ça coûte plus cher ?

Non. « Qui vient ? » est inclus dans les deux formules, Essentiel à 19 € et Pro à 29 € par mois, sans supplément. Prix sans TVA (art. 293 B du CGI).

Que deviennent les informations des invités ?

Elles servent uniquement à organiser cette réservation. Elles ne créent pas de fiche client et sont supprimées avec la réservation. Un invité qui laisse son e-mail le donne pour recevoir le rappel de la veille, rien d’autre.

Et pour une salle privatisée en escape game ?

La salle reste réservée à votre équipe : un « non » ne la remet pas en vente. Ce qui change, c’est le nombre de joueurs annoncé, pour que vous sachiez combien de personnes accueillir.

Puis-je désactiver la fonction ?

Oui. Un réglage l’active ou la coupe quand vous voulez. Deux autres réglages vous laissent choisir la taille de groupe à partir de laquelle le lien s’affiche, et l’heure limite des réponses.

Qui vient ? Le groupe confirme, le nombre suit

On réserve pour huit, cinq personnes s’assoient : le rappel de la veille ne touche que celui qui a réservé, jamais ses invités. « Qui vient ? » envoie la question à chacun d’eux, qui répond depuis son téléphone, et le nombre que vous attendez baisse dès que l’un se décommande.

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Sans carte bancaire. Sans engagement.

Le groupe qui rétrécit

Une réservation arrive pour huit couverts. Vous bloquez une grande table, vous refusez peut-être d’autres demandes sur le même créneau. Le soir venu, cinq personnes se présentent.

Le rappel de la veille est bien parti, mais il n’arrive qu’à la personne qui a réservé. Ses invités, eux, n’ont rien reçu : personne ne leur a demandé s’ils venaient, et les trois places libres ne sont revenues à personne.

Comment ça marche

01
Le client partage un lien
À partir de quatre personnes, un seuil que vous réglez entre 2 et 20, le client voit un bloc « Qui vient ? » juste après sa réservation. Il partage le lien sur WhatsApp ou le copie pour l’envoyer comme il veut. Ce lien figure aussi dans ses e-mails de réservation.
02
Chaque invité répond
L’invité ouvre le lien sur son téléphone, sans compte ni application. Il donne son prénom, une précision s’il le souhaite (une allergie, un choix de soin), un e-mail s’il veut recevoir le rappel, puis répond « Je viens » ou « Je ne viens pas ». Il peut changer d’avis jusqu’à l’heure limite.
03
Le nombre suit les réponses
Un « non » fait baisser le nombre d’une personne, sur le moment. Celui qui a réservé reçoit un e-mail et peut rétablir la place en un clic si c’est une erreur, tant qu’elle est encore libre. La place rendue repart à la réservation en ligne, et votre liste d’attente est servie si elle tourne. Le nombre ne monte jamais tout seul.

Ce que vous voyez de votre côté

Dans votre tableau de bord, chaque réservation de groupe affiche un compteur, « Confirmés : 5 sur 8, désistements : 1 », la liste de ceux qui viennent, la liste de ceux qui ne viennent pas, et le nombre de personnes qui n’ont pas encore répondu. Vous retrouvez la même chose dans l’application mobile.

Vous n’êtes pas notifié à chaque clic. L’alerte arrive seulement quand le nombre change, jamais pour une réponse qui ne modifie rien.

À l’heure limite, les réponses se ferment et vous recevez un récapitulatif : le nombre final, les prénoms, et les précisions que chacun a laissées. C’est ce que vous préparez pour le service.

Selon votre métier

Restaurant. Le lien parle de couverts. La table de huit qui tombe à cinq se voit avant le service, pas au moment de dresser. Chaque invité peut signaler une allergie, un régime ou une chaise haute, et vous l’avez dans le récapitulatif.

Spa et institut. Le lien parle de personnes. Pour un EVJF réservé par une amie, chaque participante dit si elle vient et note le soin qu’elle souhaite. Vous savez combien de personnes prévoir, et quel soin pour chacune.

Escape game. Le lien parle de joueurs, avec un point à dire franchement : sur un créneau privatisé, la salle reste réservée à l’équipe, un « non » ne la remet pas en vente. Ce qui se met à jour, c’est le nombre de joueurs annoncé, pour que vous prépariez la bonne difficulté et le bon accueil.

Atelier. Le lien parle de participants. Chacun confirme sa place et peut préciser son niveau, son matériel ou une allergie. Vous ajustez les postes et les quantités avant le jour J.

Ce que « Qui vient ? » ne fait pas

Pas de paiement en ligne : tout se règle sur place, comme d’habitude.
Pas de compte pour l’invité, et aucune application à installer : il ouvre un lien, il répond.
Le nombre ne monte jamais tout seul. Une réponse peut le faire baisser, jamais l’augmenter ; pour ajouter du monde, on passe par vous.

Questions

Un invité a répondu « non » par erreur, que se passe-t-il ?: Celui qui a réservé reçoit un e-mail au moment du « non » et peut rétablir la place en un clic, tant qu’elle n’a pas été reprise. La reprise passe par un bouton sur une page dédiée, pas par un simple lien, pour qu’un clic involontaire ne change rien. Si la place est déjà repartie, il faut vous contacter.
Jusqu’à quand les invités peuvent-ils répondre ?: Jusqu’à l’heure limite, fixée à 24 heures avant la réservation par défaut, réglable entre 2 et 72 heures. Passé ce délai, le nombre est arrêté et vous recevez le récapitulatif final.
Est-ce que ça coûte plus cher ?: Non. « Qui vient ? » est inclus dans les deux formules, Essentiel à 19 € et Pro à 29 € par mois, sans supplément. Prix sans TVA (art. 293 B du CGI).
Que deviennent les informations des invités ?: Elles servent uniquement à organiser cette réservation. Elles ne créent pas de fiche client et sont supprimées avec la réservation. Un invité qui laisse son e-mail le donne pour recevoir le rappel de la veille, rien d’autre.
Et pour une salle privatisée en escape game ?: La salle reste réservée à votre équipe : un « non » ne la remet pas en vente. Ce qui change, c’est le nombre de joueurs annoncé, pour que vous sachiez combien de personnes accueillir.
Puis-je désactiver la fonction ?: Oui. Un réglage l’active ou la coupe quand vous voulez. Deux autres réglages vous laissent choisir la taille de groupe à partir de laquelle le lien s’affiche, et l’heure limite des réponses.

« Qui vient ? » est déjà dans OnVient, dans les deux formules.