Téléphone et réservation en ligne : tenir un seul agenda

Ouvrir la réservation en ligne n’arrête pas les appels. Vos habitués continueront d’appeler, et tant mieux. Vous n’avez pas à choisir entre les deux, il suffit de les noter dans le même agenda : une table promise au téléphone bloque la place en ligne aussitôt, sans double saisie ni surbooking le samedi soir.

Samedi, 11 h, en pleine mise en place. Le téléphone sonne, un habitué veut une table de six à 20 h. Pendant que vous décrochez, le widget du site vient de prendre trois tables sur le même service. Une seule question compte : reste-t-il de la place ?

La table de six pendant la mise en place

En haut de l’agenda, le bouton « + Réservation » ouvre la fenêtre « Nouvelle réservation ». Date, heure, nombre au champ « Personnes », nom, téléphone : l’adresse email, elle, porte la mention « Email (optionnel) » et peut rester vide. La table de six est enregistrée.

L’important se passe au même moment, côté site. La réservation est créée « Confirmée », pas « En attente », et occupe aussitôt ses six places dans le calcul des disponibilités : plus personne ne peut les réserver en ligne. Vous n’avez pas deux listes à recopier le soir, une pour le téléphone et une pour le widget : c’est un seul agenda, et votre saisie y compte autant qu’une demande du site.

Ce qui part vers le client, ce qui ne part pas

Première surprise : après une saisie à la main, aucun email de confirmation ne part vers le client. Au téléphone, il a eu sa réponse de vive voix ; un accusé écrit ferait double emploi.

Le rappel de la veille part comme pour toute autre réservation. Si la fiche porte une adresse email, le client reçoit un rappel « votre table demain » ; en plan Pro, un SMS s’ajoute la veille, dans la limite du quota, si l’email du compte est vérifié. Et si vous déplacez sa table, un email « Réservation modifiée » l’avertit, l’ancien et le nouveau créneau côte à côte, jamais par SMS. La place ainsi libérée ne reste pas forcément vide : voyez ce que deviennent les tables annulées.

Passer outre quand le service est plein

Reprenons la table de six. Si le service est déjà plein, la fenêtre ne se contente pas de refuser : un encart ambre affiche le motif, du type « Cet horaire est complet. Choisissez un autre créneau. », puis une case « Forcer quand même (hors règles de capacité) ». Vous la cochez, la réservation passe outre la capacité annoncée. Le forçage ignore aussi le délai minimum, commode pour un appel « on arrive dans une demi-heure ». Le guide d’OnVient le résume ainsi : « C’est vous le patron. » L’agenda vous prévient que c’est plein, la décision vous revient.

Retrouver la réservation, et le bon client

Deux heures plus tard, l’habitué rappelle pour ajouter un couvert. Le champ « Client » indique « Nom ou téléphone… » : en tapant son numéro, vous retrouvez sa réservation. La fiche client s’est créée automatiquement, et les réservations sont regroupées par numéro de téléphone : le même client, qu’il ait appelé puis réservé par le widget, a une seule fiche, avec son compteur de no-shows.

Un détail : dans la colonne « Source », une table saisie dans l’agenda s’affiche « Dashboard », la demande du site « Widget ». Le tableau de bord n’a pas non plus la limite de dates du widget : là où le site n’affiche que les 30 prochains jours, l’agenda accepte une table de mariage dans quatre mois. Le reste de l’agenda est décrit sur la page réservation pour restaurant.

Les jours où vous n’êtes pas là

Un carnet et un widget diffèrent sur un deuxième point : les fermetures. Votre cahier indique que vous fermez pour une semaine de congés ou un événement privé ; le widget n’en tient compte que si vous saisissez la fermeture. Dans Paramètres, l’onglet « Fermetures » ouvre « Ajouter une fermeture exceptionnelle » : renseignez « Du », laissez « Au (facultatif) » vide pour un seul jour ou saisissez la date de fin pour toute une période, ajoutez un « Motif » et validez par « Ajouter ». Plus besoin d’une ligne par jour : une semaine entière s’enregistre en une fois, et chaque jour se retire ensuite un par un dans « Fermetures à venir ». Côté site, la date se grise dans le widget et ne se choisit plus.

Les jours fériés se règlent à part. Dans l’onglet « Établissement », la carte « Règles de réservation » contient une case « Fermé les jours fériés » : cochée, elle retire en une fois les fériés de France métropolitaine, 11 novembre compris, sans que vous saisissiez chaque date. L’assistant d’accueil vous la propose aussi à l’ouverture de votre espace. Une fermeture vaut pour la journée entière ; pour ne retirer que le midi d’une date, la carte « Bloquer une plage horaire » de l’onglet « Fermetures » retire ces heures de la réservation en ligne et laisse le soir réservable.

Attention à un autre point. Fermer une date n’annule pas les réservations déjà enregistrées ce jour-là. La fermeture retire aussitôt la date du widget, mais les tables déjà prises restent à l’agenda, à vous de les annuler une par une. Quand vous annulez l’une d’elles, le convive reçoit un email « Réservation annulée, … » s’il a laissé une adresse ; sinon, c’est à vous de l’appeler.