En plein coup de feu : la réservation qui tombe sur votre téléphone

Vendredi, 20 h 30, la salle est pleine et vous êtes au passe, deux assiettes dans les mains. Le téléphone vibre dans la poche du tablier : une demande de réservation vient d’arriver pour le lendemain soir. Pas question de lâcher le service pour ouvrir un ordinateur.

Avec le plan Pro, l’application OnVient Pro met le planning du jour et chaque nouvelle demande sur votre téléphone. Voici ce qui sonne pendant le service, et ce qui attendra le tableau de bord.

Ce que le téléphone affiche quand une table tombe

Quand une réservation arrive par votre site, une notification s’affiche, titrée « Nouvelle réservation ». Le texte tient en quelques mots : le nom du client, le nombre de couverts, le jour et l’heure, par exemple « Camille Roux, 4 pers., sam. 24 oct. 20h00 ». De quoi juger d’un coup d’œil. Le même bandeau sert pour une demande à accepter et pour une table déjà réglée par un acompte, sans dire laquelle. Il part vers tous les téléphones connectés de l’établissement, pas seulement le vôtre. Une table que vous notez vous-même ne déclenche rien, pas plus qu’une place reprise par la liste d’attente.

Confirmer ou refuser sans monter au bureau

Touchez la notification, la fiche s’ouvre. Les demandes en attente se trouvent aussi sur l’écran du jour, sous « À traiter », qui ne montre que le jour affiché : une demande pour samedi n’apparaît pas tant que vous regardez le vendredi. Sur chaque ligne, « Confirmer » part en un tapotement, sans confirmation à valider, et le client reçoit son e-mail. « Refuser » passe par une fenêtre qui annonce que le client sera prévenu par e-mail que sa demande n’est pas retenue, avec « Refuser et prévenir » ou « Garder la demande ». Si le client n’a pas laissé d’adresse e-mail, la fenêtre affiche son numéro pour le prévenir vous-même.

Dicter la réservation entre deux assiettes

Un habitué appelle en plein coup de feu et veut une table pour demain. Touchez « Ajouter une réservation » : l’écran « Nouvelle réservation » s’ouvre, avec son bloc de dictée en haut. Touchez « Dicter la réservation » et dictez « demain 20 h, table de 4, au nom de Martin, 06 12 34 56 78 ». La phrase entendue s’affiche, vous la corrigez au besoin, et rien n’est créé avant que vous touchiez « Créer la réservation ». Une table saisie ainsi, à la voix ou au clavier, entre directement comme confirmée : aucun e-mail ne part au client sur le moment, et les autres téléphones ne sonnent pas. L’adresse notée servira aux messages suivants. La même saisie au comptoir est décrite dans notre article pour tenir téléphone et réservation en ligne sur un seul agenda.

Fermer le midi d’un jour sans ouvrir l’ordinateur

Un imprévu vous force à sauter le service du midi la semaine prochaine. Depuis « Réglages », ouvrez « Fermetures exceptionnelles », puis « Bloquer une plage horaire » : indiquez la date, une heure de début, une heure de fin et un motif. Bloquer de 12h00 à 14h30 retire le midi de la réservation en ligne et laisse le soir ouvert, car le site cesse de proposer les créneaux dont la table empiéterait sur ces heures. Les tables déjà prises restent en place, personne n’est prévenu et rien n’est annulé. Pour fermer la journée entière, « Fermer une date » s’en charge, un jour à la fois.

Ce qui demande encore le tableau de bord

L’application couvre le service, pas tous les réglages. Elle ne touche pas à l’acompte : elle ne l’affiche nulle part, et annuler une table depuis le téléphone rembourse au client la totalité de son acompte. Pour en retenir une part après une annulation de dernière minute, il faut passer par le tableau de bord, sur ordinateur, comme le précise le guide. Elle déplace une réservation, mais seulement vers un créneau qu’elle propose : forcer une table sur une heure déjà complète, choisie à la main, reste l’affaire du tableau de bord. Les réglages des services et le fichier clients y restent aussi.

Pour qui, et comment l’installer

L’application est celle du restaurant et de son équipe, pas celle des clients, qui réservent sur votre site sans rien installer. Elle demande le plan Pro, ou l’essai, qui ouvre les mêmes fonctions ; le détail des deux formules est dans nos tarifs, et ce que fait OnVient pour un restaurant tient sur la page réservation pour restaurant. Chaque membre de l’équipe se connecte avec son propre compte et dispose des mêmes gestes ; son téléphone reçoit aussi les notifications. Pour la poser, aucun lien à suivre depuis le site : cherchez « OnVient Pro » dans le store de votre téléphone, connectez-vous avec vos identifiants, et le planning du soir tient dans votre poche.