Confirmer d’office les réservations en ligne, ou valider chaque table à la main

Dans les Paramètres d’OnVient, une case décide du sort des tables réservées en ligne : « Confirmer d’office les réservations prises en ligne ». Décochée (le réglage de départ), chaque demande attend votre clic. Cochée, la réservation est ferme dès l’envoi. Chaque option a son risque, et le choix dépend de deux choses : ce que sait votre agenda, et qui le regarde pendant le service.

Une table de quatre pour samedi, arrivée pendant le service

Prenons un vendredi, 21 h, salle pleine. Une table de quatre pour le samedi 20 h arrive par le widget. Case décochée, le client lit « Demande de réservation envoyée ! » et, s’il a laissé son e-mail, reçoit un accusé, « Demande de réservation reçue ». Vous recevez un e-mail titré « Nouvelle demande de réservation ». La table reste « En attente » jusqu’à ce que quelqu’un clique sur « Confirmer » : ce clic envoie au client sa confirmation.

Case cochée, le client lit « Réservation confirmée ! » et reçoit directement l’e-mail « Réservation confirmée ✓ », qui porte, en plan Pro et pendant l’essai, un lien pour annuler ou modifier en ligne. Votre e-mail garde son objet, mais son titre devient « Nouvelle réservation confirmée ». Dans l’agenda, la table est déjà « Confirmée », sans rien à cliquer.

Vos couverts sont comptés de la même façon

Cocher la case ne fait jamais dépasser la capacité de la salle. Le module la contrôle de la même manière, et une demande « En attente » occupe déjà ses couverts : personne d’autre ne peut les réserver pendant qu’elle attend. Les jours fermés, les plages bloquées et le délai minimum refusent les mêmes horaires dans les deux cas.

Le plafond « Pers. max / réservation », réglé à 8 au départ pour un restaurant, tient aussi. Un groupe de dix ne peut pas sélectionner ce nombre dans le widget : il lit « Plus de 8 personnes ? » et votre numéro. La table que vous saisissez ensuite dans l’agenda naît « Confirmée », case cochée ou non, comme celle que reprend la liste d’attente.

Si vous demandez un acompte (plan Pro ou essai, compte Stripe connecté), il passe avant la case : la table naît « Confirmée » au paiement. Un acompte réservé aux grandes tables, à partir d’un seuil de couverts, se combine donc avec la confirmation d’office des autres.

Case décochée, la demande que personne n’a vue

Reprenons la table du vendredi. Personne n’ouvre l’agenda pendant le service, et la demande n’est vue que le samedi à midi. Toute la nuit, le client n’a eu qu’un accusé, sans lien pour annuler en ligne. Et tant qu’elle n’est pas confirmée, une demande ne reçoit pas le rappel de la veille.

Rien ne la fait expirer. Une demande oubliée reste « En attente », avec ses quatre couverts, jusqu’à ce que quelqu’un clique sur « Confirmer » ou « Refuser ». Garder la validation suppose donc d’ouvrir les demandes à heures fixes, avant et après chaque service, jours de fermeture compris.

Case cochée, un refus devient une annulation

Case cochée, le module confirme toute table que vos réglages et votre agenda autorisent. Le groupe annoncé au téléphone mais pas encore saisi, le soir où il manque quelqu’un en cuisine : il n’en sait rien et confirme la table quand même.

Pour revenir dessus, il n’y a plus de bouton « Refuser » : il reste « Annuler ». Le client, qui a déjà lu « Réservation confirmée ! », reçoit alors un e-mail « Réservation annulée » où le restaurant s’excuse de devoir annuler sa table. Refusée à l’état de demande, la même table lui aurait valu « Demande déclinée », sur une réservation qu’il savait encore à confirmer. Les couverts libérés repartent vers la liste d’attente si elle est active.

Garder la main ou cocher, selon votre salle

Gardez la validation si vous voulez lire chaque demande avant qu’elle soit ferme : l’e-mail qui l’annonce montre le message du client et, si ce client a déjà manqué une table chez vous, son nombre de no-show. Elle convient aussi quand une partie de la salle se décide au téléphone ou sur un carnet, hors de l’agenda. À condition que quelqu’un ouvre les demandes plusieurs fois par jour.

Cochez si votre agenda dit vrai : les soirs et les horaires que vous ne voulez pas vendre y sont fermés ou bloqués, et le plafond « Pers. max / réservation » correspond à la plus grande table que vous prenez sans discussion. Cochez aussi quand personne ne peut surveiller les demandes pendant le service : le client a sa réponse à l’écran, et le rappel de la veille part sans geste de votre part.

La case est dans les Paramètres, onglet « Établissement », carte « Règles de réservation », sous « Fermé les jours fériés ». Elle vaut sur toutes les formules du logiciel de réservation pour restaurant, essai compris, et les membres de votre équipe peuvent la cocher comme vous. La partie du guide sur les Paramètres la décrit aussi. Elle ne prend effet qu’une fois l’onglet enregistré.