Déplacer un rendez-vous en institut sans passer trois appels

Un mardi, 8 h 30. Une praticienne appelle : elle est malade, elle ne viendra pas. Sa cabine reste fermée pour la matinée, et quatre rendez-vous sont déjà posés sur son agenda. Sur l’écran, ils portent son étiquette, vous les repérez d’un coup d’œil. Reste une demi-heure avant l’ouverture pour les recaser.

La méthode d’avant, vous la connaissez par cœur. Vous appelez la première cliente, vous tombez sur le répondeur. Vous passez à la deuxième, vous lui proposez trois créneaux de tête, vous notez au crayon. Vous rappelez la première une heure plus tard : l’horaire que vous lui gardiez vient de partir ailleurs. Trois appels pour un rendez-vous, et une erreur au bout de la matinée. Depuis l’agenda, le même déplacement tient en un geste.

Un bouton, et les créneaux qui existent vraiment

Chaque rendez-vous en attente ou confirmé porte un bouton « Déplacer ». Vous l’ouvrez, une fenêtre affiche les créneaux réellement libres pour la durée de ce soin. Pas des heures rondes lancées de mémoire : seulement ce qui tient dans votre journée, à la bonne durée, avec une cabine disponible. La date ne peut pas tomber dans le passé, donc aucun rendez-vous ne se retrouve déplacé sur la semaine dernière. L’horaire d’origine, lui, reste dans la liste : le rendez-vous que vous déplacez ne compte pas sa propre place comme occupée, ce qui vous laisse le reposer là où il était si vous changez d’avis.

Forcer un créneau complet, c’est vous qui tranchez

Il arrive que le créneau visé soit déjà plein, et que vous ayez pourtant une bonne raison d’y placer ce rendez-vous : deux sœurs qui veulent enchaîner, une cliente que vous savez rapide, une place ajoutée pour l’occasion. Une case à cocher vous laisse forcer le déplacement malgré tout. L’agenda vous signale que c’est complet, il ne vous l’interdit pas. Le dernier mot vous revient, comme à l’accueil.

Ce que la cliente reçoit

C’est ici que le déplacement, vu du comptoir, arrive chez la cliente. Dès que le rendez-vous bouge, un email « Réservation modifiée » part vers elle. Il pose les deux créneaux côte à côte, l’ancien et le nouveau, en toutes lettres : « Votre rendez-vous du mardi 15 septembre à 10 h 00 passe au jeudi 17 septembre à 15 h 30. » Rien à décrypter, aucune raison de rappeler pour confirmer. Et si vous ouvrez la fenêtre puis la refermez sans rien changer, aucun email ne part : personne n’est dérangé pour rien. C’est un email, pas un SMS. Le seul SMS d’OnVient est le rappel de la veille, réservé au plan Pro.

Le créneau libéré ne reste pas vide

En déplaçant le rendez-vous, vous libérez son ancien horaire d’un coup. Si votre liste d’attente est activée, ce créneau part aussitôt en proposition, par email, à la première cliente qui l’attendait. Elle a quarante-cinq minutes pour le saisir ; sans réponse passé ce délai, l’offre glisse à la suivante. Le trou laissé par la praticienne absente peut donc se reboucher pendant que vous préparez la première cabine de la journée.

Quand la cliente s’en occupe elle-même

Vous n’avez pas toujours à toucher l’agenda. Avec le plan Pro, la cliente déplace ou annule son rendez-vous depuis le lien présent dans son email de confirmation. Elle change son créneau la veille au soir, vous voyez la modification arriver le lendemain matin, et vous n’avez passé aucun appel. Le détail des deux plans est dans nos tarifs.

Depuis votre agenda, au nom de votre institut

Tout cela se passe dans un agenda posé sur votre propre site. Les emails partent au nom de votre institut, pas d’un intermédiaire, et l’historique des rendez-vous reste chez vous. Le fonctionnement complet, agenda par cabine et durée propre à chaque soin, est détaillé sur la page réservation pour spas et instituts. Le mardi matin, cela donne quatre rendez-vous déplacés avant l’ouverture, quatre clientes prévenues par email, et pas un seul répondeur.