À qui appartient le fichier clients de votre restaurant ?

Chaque réservation en ligne ajoute une ligne à un fichier : un nom, un numéro de téléphone, parfois un email, le détail du service réservé. Au bout de quelques mois, ce fichier vaut de l’or. Il contient vos habitués, l’historique de votre salle, de quoi rappeler un convive ou comprendre un no-show. Le jour où vous choisissez l’outil qui le remplit, vous regardez le prix et les fonctions. Vous oubliez souvent la seule question qui comptera le jour où vous changerez d’outil : ce fichier, à qui appartient-il ?

Un fichier clients, pas un simple agenda

Un carnet de réservations moderne est une base de données. Le module qui prend vos réservations y écrit le nom du convive, son téléphone, son email s’il l’a laissé, son message éventuel, et le détail de chaque réservation. Rien d’anodin là-dedans. Ces coordonnées sont ce qui vous permet de faire revenir les gens. Perdre l’accès à ce fichier, c’est retrouver une salle pleine d’inconnus et repartir de zéro.

Responsable de traitement, sous-traitant : deux rôles à distinguer

Le RGPD ne parle pas de « propriétaire » au sens où on l’entend d’habitude. Il répartit des rôles. Le responsable de traitement décide pourquoi et comment les données sont utilisées. Le sous-traitant les traite pour le compte du responsable, dans le cadre fixé par l’article 28 du RGPD, un contrat écrit qui dit ce qu’il a le droit de faire.

Votre question, à qui appartiennent les données, en cache donc une autre : qui est responsable de traitement de mon fichier ? Celui qui tient ce rôle décide de l’usage des données et garde la main. C’est le vrai enjeu derrière le mot « propriété ».

La question à poser avant de signer

Avant d’adopter un module de réservation, posez trois questions à l’éditeur.

• Qui est responsable de traitement de mon fichier clients : mon établissement, ou vous ?
• Où sont hébergées les données, et puis-je les exporter quand je veux, sans condition ?
• Utilisez-vous les coordonnées de mes convives pour votre propre compte ?

Les réponses changent d’un outil à l’autre. Certains éditeurs se réservent des usages sur les coordonnées de vos convives, d’autres non. Rien de tout cela ne se devine dans une brochure. C’est écrit dans les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité : lisez-les avant de signer, pas après.

Ce que ça donne avec OnVient

Avec OnVient, votre restaurant reste responsable de traitement de son fichier. OnVient agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 : il traite les données pour votre compte, jamais pour le sien. Les données vous appartiennent.

Le widget collecte le nom, le téléphone, l’email facultatif, un message éventuel et le détail des réservations. Il n’insère aucun cookie sur votre site. L’application et la base sont hébergées dans l’Union européenne, chez Railway (région europe-west4, aux Pays-Bas). Les emails et SMS de confirmation partent de France, via Brevo. Votre abonnement, lui, est encaissé par Stripe, certifié au Data Privacy Framework UE-États-Unis.

Aucune donnée n’est revendue ni utilisée à des fins publicitaires. Vos convives ne reçoivent jamais de démarchage de la part d’OnVient. Et le jour où vous voulez tout reprendre, l’export CSV de votre fichier clients et de vos réservations est disponible sur le plan Pro. Vous partez avec vos données, sans avoir à les redemander.

Les droits de vos convives

Être responsable de traitement, c’est aussi porter des obligations. Vos convives disposent de droits sur leurs données : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité. Vous êtes leur interlocuteur pour les exercer.

Côté durées, OnVient conserve les données de réservation trois ans après la dernière réservation, et les journaux techniques douze mois au maximum. Ce sont les durées retenues par OnVient, pas un seuil imposé par la loi. Le détail des hébergeurs, des sous-traitants et de ces durées figure dans notre politique de confidentialité. En France, l’autorité de référence sur le sujet est la CNIL, joignable sur cnil.fr.

La propriété du fichier n’est pas une clause de bas de page. Elle décide de qui garde le lien avec vos convives le jour où vous changez d’outil. Posez la question avant de choisir, pas le jour où vous voudrez partir.