Alertes de réservation à deux : ce que reçoit chaque adresse

OnVient envoie les alertes de vos réservations en ligne à deux adresses au plus, qui reçoivent exactement les mêmes e-mails. Les réponses des clients n’arrivent qu’à la première, et une réservation saisie par votre équipe ne déclenche aucune alerte.

Dans un escape game, par exemple, le gérant travaille au bureau et prend les appels, pendant qu’un animateur accueille les groupes. L’animateur veut savoir quand un groupe réserve en ligne la session de 18 h, pour préparer la salle.

Où se règlent les deux adresses

Les deux champs sont dans les Paramètres, onglet « Établissement », carte « Informations ». « Email de notification et de réponse » contient au départ l’adresse de l’inscription ; « Deuxième adresse pour les alertes (facultative) » est vide. Le propriétaire comme un membre de l’équipe peut les modifier.

Chaque adresse reçoit son propre e-mail (un seul si la même adresse est dans les deux champs). Si le premier champ est vide, aucune alerte ne part, même vers le second. Il n’y a pas de troisième champ, et le module ne trie pas les alertes par type, par activité ou par animateur.

Ce qui part vers les deux adresses

Pour une nouvelle réservation, l’objet de l’e-mail donne le nombre de personnes, la date et l’heure : les alertes comptent en personnes, même pour un escape game. Les deux adresses reçoivent :

• les réservations prises dans le widget, à confirmer ou confirmées automatiquement, avec les coordonnées du client, son message et son compteur de no-show, ainsi que celles confirmées par un acompte payé en ligne ;
• l’annulation ou la modification faite par le client depuis le lien de son e-mail (plan Pro et essai) ;
• la place libérée puis reprise par la liste d’attente ;
• pour « Qui vient ? », le nombre qui change, puis le récapitulatif à l’heure limite des réponses ;
• les commandes de places passées en ligne, les places gratuites libérées par un acheteur, et tout remboursement qui n’a pas abouti ou tout paiement contesté, en billetterie comme pour l’acompte.

L’alerte avant les jours fériés part elle aussi vers les deux adresses.

Ce qui ne va pas à la deuxième adresse

Quand un joueur répond à un e-mail de réservation, sa réponse arrive à la première adresse seulement. Mettez donc dans le premier champ l’adresse de la personne qui répond aux clients. Le rapport « Votre semaine avec OnVient », envoyé le lundi à 8 h, ne part jamais vers la deuxième adresse : il va à l’adresse de connexion du propriétaire.

Une réservation prise au téléphone ne déclenche aucune alerte

Quand le gérant inscrit un groupe avec « + Réservation », depuis l’espace OnVient ou l’application, aucune alerte ne part, ni par e-mail ni en notification. Même chose quand l’équipe confirme, refuse, annule ou déplace une réservation : OnVient écrit seulement au client. Une commande de places ajoutée par l’équipe et une inscription en liste d’attente ne déclenchent pas d’alerte non plus. Pour un escape game ou un atelier, aucune alerte ne part par SMS.

L’animateur trouvera donc le groupe inscrit par téléphone dans l’agenda, pas dans ses e-mails, ce qui demande un compte pour se connecter.

Deuxième adresse, compte d’équipe ou application

La deuxième adresse est la seule des trois qui ne demande pas le plan Pro (voir les tarifs), et l’animateur n’a besoin d’aucun compte pour recevoir les alertes.

Un compte d’équipe lui donne accès à l’agenda, aux réservations et aux fiches clients. Il demande le plan Pro, essai compris, et seul le propriétaire invite, dans la limite de dix comptes, le sien compris. Ce compte ne reçoit aucune alerte par e-mail du seul fait d’exister : l’adresse de l’animateur doit aussi être dans l’un des deux champs.

L’application OnVient Pro (plan Pro, ou essai de 14 jours) envoie ses notifications à tous les appareils où un compte de l’établissement est connecté : deux associés reçoivent les mêmes notifications, sans rien changer dans les champs d’adresse. Une notification part pour les nouvelles réservations, les annulations et modifications des clients, « Qui vient ? » et les commandes de places ; aucun réglage ne permet de les choisir compte par compte. La place reprise par la liste d’attente, l’alerte des jours fériés et les incidents de paiement n’ont pas de notification.

La page réservation escape game et loisirs présente le reste du module pour ce métier : sessions, salles, nombre de joueurs. Pour l’escape game de l’exemple, cela donne l’adresse du gérant dans le premier champ, celle de l’animateur dans le second, et un compte d’équipe pour l’animateur s’il doit voir avant chaque session les groupes inscrits par téléphone.