Un anniversaire qui reste après la partie : réserver avec une heure de fin

Un parent appelle pour l’anniversaire de son fils : la partie à 14 h 00, puis le goûter dans la salle, et tout le monde dehors à 17 h 00. Le widget ne laisse aucun client choisir une heure de fin : cette réservation, vous la saisissez vous-même, fin comprise. Cette fin retire des sessions de la vente en ligne, et le module la refuse dans certains cas. Le client, lui, ne la lira dans aucun e-mail.

Poser la fin depuis l’Agenda

Dans l’Agenda, la fenêtre du bouton « + Réservation » place le champ « Fin » entre « Heure » et « Personnes ». Il est prérempli avec la durée de l’activité, ou celle de l’établissement si l’activité n’en a pas : pour un départ à 14 h 00 et une activité d’une heure, il affiche 15 h 00, et vous le passez à 17 h 00. La durée s’affiche dessous et doit rester entre 15 minutes et 12 heures. Le parcours du joueur en ligne, décrit sur notre page réservation escape game et loisirs, ne montre jamais ce champ : sa réservation garde la durée habituelle de l’activité.

Si la famille a réservé la partie en ligne, ouvrez « Déplacer » sur sa réservation : le même champ « Fin » y figure, et les créneaux proposés sont recalculés pour la fin choisie. L’heure de fin s’affiche ensuite en petit sous l’heure de début, dans l’Agenda. À la création, notez l’occasion dans « Notes » : la note apparaît sur la même ligne et ne se modifie plus.

Ce que trois heures retirent du widget

Prenons un exemple : une salle réglée sur « Un seul groupe par créneau », des départs à 14 h 00, 15 h 30, 17 h 00 et 18 h 30, une activité d’une heure et 15 minutes de tampon dans « Buffer (min) ». Salle vide, le widget propose les quatre départs. Vous saisissez l’anniversaire de 14 h 00 à 17 h 00. Le tampon s’ajoute après la fin choisie : la salle est prise jusqu’à 17 h 15, et le widget ne propose plus que 18 h 30. La session de 15 h 30 disparaît, celle de 17 h 00 aussi, car son départ tombe dans le tampon.

Ramenez la fin à 16 h 45 : la salle se libère à 17 h 00 et ce départ revient en ligne. Un quart d’heure de goûter en moins remet une session en vente.

En atelier, quand plusieurs groupes partagent une session, la fin prend des places. Autre exemple : des sessions de deux heures à 10 h 00, 12 h 00 et 14 h 00, dix places, sans tampon. Un groupe de six inscrit à 10 h 00 jusqu’à 14 h 00 reste rattaché à sa session mais ne laisse que quatre places à 10 h 00 et à 12 h 00 ; sans fin choisie, celle de 12 h 00 en garderait dix. Les autres activités n’en souffrent pas, sauf si vous choisissez « Sans activité (compte sur toutes) ».

Quand la fin chevauche une session déjà vendue

La fenêtre contrôle la réservation sur toute sa durée. Dans l’exemple, si une équipe a déjà pris 15 h 30, la saisie de 14 h 00 à 17 h 00 est refusée parce que l’horaire est complet ; avec la fin préremplie, elle passe. Une plage bloquée de 16 h 00 à 16 h 30 refuse de même l’anniversaire jusqu’à 17 h 00, mais pas une fin à 15 h 00.

Après un refus apparaît la case « Forcer quand même (hors règles de capacité) ». Cochée, elle lève tous les contrôles (capacité, grille, plage bloquée, plafond de personnes, délai minimum), et la fin reste enregistrée. Deux groupes occupent alors la salle à 15 h 30 : à vous d’appeler l’équipe déjà inscrite. Pour privatiser une salle, voyez notre article sur les groupes et privatisations hors grille.

Une fin après la fermeture passe sans alerte

Le module ne compare pas la fin à votre heure de fermeture. Dans la même salle, dont les sessions s’arrêtent à 20 h 00, une saisie de 18 h 30 à 22 h 30 passe sans refus ni avertissement. Relisez la durée affichée sous le champ avant d’enregistrer.

Ce que le parent ne lira dans aucun e-mail

Une réservation que vous saisissez naît confirmée, sans aucun e-mail au client. S’il a laissé une adresse, il reçoit le rappel de la veille, envoyé à 10 h 00, qui donne l’heure de début et le nombre de personnes. L’heure de fin n’apparaît dans aucun e-mail au client, confirmation, modification et annulation comprises. Si vous ne changez que la fin dans « Déplacer », personne n’est prévenu ; l’e-mail de modification ne part que si la date, l’heure ou le nombre de personnes change.

Le texte ajouté dans la zone « E-mail de rappel » part identique à tous vos clients et ne dira pas l’heure de fin de cet anniversaire. Répétez-la donc au parent avant de raccrocher, et s’il veut une trace écrite, envoyez-la-lui depuis votre propre messagerie.