Groupes et privatisations : gérer les demandes hors grille
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Quatorze personnes un samedi soir, un EVG, un comité d’entreprise : ces demandes ne rentrent pas dans votre grille, et c’est normal. Une privatisation se négocie au téléphone, puis s’inscrit à la main dans l’agenda.
Un samedi soir, une demande arrive par mail : ils sont quatorze, c’est un enterrement de vie de garçon, ils veulent jouer ensemble et demandent si vous pouvez les prendre. Votre module de réservation, lui, ne sait pas quoi en faire. Il vend des places une par une, dans des sessions calibrées, et quatorze joueurs d’un coup dépassent ce qu’une salle affiche. Ce blocage est voulu, et il existe une façon propre de traiter ces demandes sans les laisser filer ni fausser votre grille.
Une demande de groupe est une vente
Une réservation ordinaire, c’est un client qui prend deux ou quatre places sur un créneau affiché, au prix affiché. Rien à discuter, rien à négocier. Un groupe de quatorze, un comité d’entreprise ou un EVG, c’est autre chose. Il y a un horaire à caler, un format à définir, parfois deux salles à bloquer en même temps, souvent un prix de groupe à fixer, et ce prix, c’est le vôtre. Tout cela se parle. Faire tenir cette conversation dans un formulaire en ligne, c’est s’exposer à des allers-retours et à des malentendus. Une demande de groupe se traite au téléphone, comme la vente qu’elle est.
Le plafond qui transforme la demande en appel
Ce basculement, un réglage le prend en charge : « Personnes max par réservation ». Vous fixez un nombre, disons huit ou dix selon vos salles, et au-delà le module en ligne arrête de proposer la réservation directe. À la place, il affiche « Plus de X personnes ? Appelez-nous » avec votre numéro, cliquable depuis un téléphone. Le visiteur qui a un groupe tombe sur un appel, pas sur un mur. Vous récupérez la demande là où elle se traite vraiment, de vive voix, au moment où vous pouvez poser vos questions et vendre votre soirée. Ce plafond empêche aussi qu’un groupe trop grand se glisse dans une session prévue pour moins de monde.
L’inscription à la main dans l’agenda
La soirée calée au téléphone, il reste à l’inscrire. Depuis l’agenda, vous créez la réservation vous-même : date, heure, salle, nombre de personnes, nom et téléphone du client. La plupart du temps, cela rentre dans les règles et c’est réglé en trente secondes. Parfois non : le groupe dépasse la capacité d’une salle, ou l’horaire convenu ne tombe pas sur une session prévue. Pour ces cas, une case « Forcer quand même » passe outre les règles de capacité et pose la réservation là où vous l’avez décidé. C’est vous qui tranchez, l’outil suit. Et si l’heure bouge après coup, la réservation se déplace dans l’agenda sans tout ressaisir.
Privatiser, c’est fermer le créneau au public
La privatisation ajoute un geste : empêcher qu’un autre client réserve pendant que le groupe occupe les lieux. Deux cas de figure. Si on vous prend la journée entière, déclarez ce jour en fermeture exceptionnelle : il disparaît aussitôt du module public, plus personne ne peut y réserver. Si c’est une seule session qui est privatisée, inscrivez la réservation manuelle du groupe de manière à occuper toute la capacité de la salle. Le moteur compte les places : une salle pleine s’affiche complète en ligne, et le créneau se ferme de lui-même au reste du public. Dans les deux cas, c’est verrouillé sans que vous ayez à surveiller votre site.
Garder la trace pour l’année suivante
Un comité d’entreprise qui monte sa soirée revient souvent l’année d’après. La fiche client garde l’historique de ce que le groupe a réservé, donc vous le retrouvez au lieu de repartir de zéro. Avec le plan Pro, l’export CSV vous sort ces contacts pour les relancer vous-même, à l’approche de la période où ils commandent d’habitude, ou pour remplir une semaine creuse. Ce sont vos clients et vos coordonnées : personne ne s’interpose entre vous et un groupe qui vous a déjà fait confiance.
La réservation en ligne encaisse le flux standard pendant que vous gardez la main sur ce qui se négocie. Le plafond envoie les groupes vers un appel, l’agenda vous laisse inscrire et forcer ce qui doit l’être, la fermeture verrouille une privatisation. Le socle qui rend tout cela possible, sessions à heure fixe, salles en parallèle et capacité en places, est décrit sur la page réservation pour escape games et détaillé dans notre article sur le réglage du planning. Les tarifs, eux, ne bougent pas avec la taille du groupe : l’abonnement est fixe dès 19 € par mois, sans commission, quel que soit le nombre de joueurs assis dans la salle.