Remplir les créneaux creux de la semaine en escape game

Le week-end, vos salles sont réservées à chaque session. Le mardi à 15 h et le jeudi à 17 h, elles restent vides, et vous le savez à l’avance. Autant le dire tout de suite : aucun logiciel ne remplira un mardi après-midi à votre place. Ce n’est pas un problème d’outil, c’est d’abord une question d’offre et de visibilité. Mais un créneau qu’on ne voit pas et qu’on ne peut pas réserver au moment où le client a envie de jouer ne se vendra jamais, quoi que vous fassiez par ailleurs.

Pourquoi les créneaux creux restent vides

Un mardi après-midi n’est pas vide parce que personne ne veut jouer un mardi. Il est vide pour deux raisons plus concrètes. D’abord, il ne se voit pas : sur beaucoup de sites, les disponibilités de semaine sont difficiles à trouver dans un agenda trop chargé, ou ne s’obtiennent que par un formulaire de contact. Ensuite, il n’est pas réservable au bon moment. Un groupe d’amis ou des collègues qui cherchent une sortie se décident souvent le dimanche soir, ou tard en semaine, quand votre accueil est fermé. Si la seule façon de réserver est de vous appeler aux heures d’ouverture, la réservation n’a tout simplement pas lieu.

Les publics de semaine, c’est à vous de les trouver

Personne ne réserve un jeudi 17 h par hasard. Ce sont des publics précis qui remplissent la semaine : des groupes d’amis en congé, des entreprises qui cherchent un moment d’équipe, des anniversaires, des étudiants qui ont leurs après-midi libres. Les faire venir dépend de vos décisions, pas d’un réglage. C’est vous qui choisissez d’ouvrir un tarif heures creuses, de créer un format pour les entreprises en journée, ou d’accueillir les anniversaires en semaine. Si vous décidez, par exemple, un tarif plus bas le mardi et le jeudi avant 18 h, c’est une décision d’offre, pas un réglage. OnVient n’a pas de fonction de remise : il affiche au plus un prix indicatif par ligne de service, donc par jour de la semaine, celui que vous saisissez vous-même.

Ce que l’outil fait vraiment

Une fois l’offre décidée, le rôle de l’outil est précis et limité. Le module de réservation s’affiche sur votre propre site, ajouté avec une ligne de code, et il prend les réservations 24 h/24. L’équipe qui se décide le dimanche soir réserve sa session du mardi sans attendre votre ouverture. Le délai minimum avant le départ se règle : gardez-le court et vous recevez les réservations de dernière minute, celles qui remplissent justement un créneau vide quelques heures avant. Quand un bon créneau du soir affiche complet, c’est la liste d’attente qui intervient, si vous l’avez activée. Le joueur s’inscrit, et si une place se libère, elle lui est proposée par mail en exclusivité pendant un temps limité, au lieu de rester libre. Sessions à heure fixe, salles en parallèle, temps de remise en état entre deux parties : ces réglages de planning se font une fois et font l’objet d’un article à part.

Votre base d’emails vaut mieux qu’une commission

Reste à savoir à qui annoncer un nouveau créneau ou une offre de semaine. Les plateformes du secteur travaillent à la commission, selon l’activité, et surtout elles gardent la relation client. Les coordonnées des joueurs restent chez elles. Vous payez sur chaque réservation, y compris celles que vous auriez faites sans elles, et vous ne pouvez pas relancer ces joueurs pour remplir un mardi. Avec OnVient, le fichier clients vous appartient. Noms, emails, historique : vous l’exportez en CSV avec le plan Pro. Pour annoncer vous-même une nouvelle salle, un tarif de semaine ou une soirée, sans passer par un intermédiaire, cochez dans vos réglages « Proposer au client d’accepter vos e-mails d’actualités et d’offres », puis écrivez aux joueurs qui ont accepté en réservant : depuis OnVient si nous avons ouvert les e-mails d’actualités pour votre salle (plan Pro), ou avec un autre outil (l’export dit qui a accepté). C’est exactement ce qui manque quand on essaie de remplir les heures creuses en payant une commission à chaque réservation. Le calcul entre commission et abonnement est détaillé dans un autre article.

Remplir la semaine se fait donc en deux étapes distinctes. Vous décidez de l’offre : les formats, les publics visés, un éventuel tarif heures creuses. L’outil, lui, rend ces créneaux visibles et réservables à toute heure, garde une liste d’attente pour les soirs complets, et vous laisse écrire aux joueurs qui ont accepté vos emails pour annoncer la suite. Le fonctionnement côté sessions et salles est présenté sur la page réservation pour escape games, et ses tarifs ne changent pas avec votre remplissage. C’est le point le plus important quand on cherche à remplir davantage : chez OnVient, l’abonnement est fixe dès 19 € par mois, sans aucune commission, quel que soit le nombre de sessions vendues, avec 14 jours d’essai sans carte bancaire.