Donner l’accès à l’agenda à une employée, sans partager votre mot de passe

Vous avez embauché une esthéticienne à la rentrée. Pour qu’elle consulte l’agenda entre deux clientes, le réflexe serait de lui passer votre mot de passe, celui qui ouvre aussi la facturation et le fichier clientes. OnVient permet plutôt de l’inviter avec son propre compte : elle accède à l’agenda et aux réservations, vous gardez le reste, et vous coupez tout à son départ.

Inviter chaque personne plutôt que prêter son mot de passe

L’invitation part des Paramètres, onglet « Compte », carte « Équipe ». Vous entrez le nom et l’adresse e-mail, puis « Inviter ». Elle reçoit un e-mail l’invitant sur le tableau de bord de votre établissement, avec un bouton « Activer mon accès ». Elle choisit alors son propre mot de passe, que vous ne voyez jamais.

Le lien reste valable sept jours, et aucun bouton ne renvoie une invitation : passé ce délai, elle en redemande un depuis « Mot de passe oublié ? », ou vous retirez la ligne pour recommencer. Chaque établissement plafonne à dix comptes, vous compris. Inviter suppose le plan Pro ; sans lui, OnVient affiche « Les comptes équipe sont inclus dans le plan Pro. » et un bouton pour y passer. L’essai y donne droit aussi ; le prix est sur la page des tarifs.

Un membre touche aux réglages, vous gardez la facturation

Un compte invité porte le rôle de « membre ». Il gère l’agenda, confirme ou refuse les demandes, déplace un rendez-vous, tient les fiches clientes et la liste d’attente. Il modifie aussi les réglages de l’institut : nom affiché, téléphone, horaires, grille des prestations, fermetures, et même l’adresse qui reçoit vos alertes. À savoir avant d’inviter quelqu’un à qui vous ne confiez pas tout : OnVient n’a que deux rôles, propriétaire et membre, sans niveau intermédiaire.

Quatre portes restent réservées au propriétaire : la facturation, la gestion de l’équipe, l’export du fichier en CSV et l’effacement définitif d’une fiche cliente. Sur ces écrans, le membre lit une note qui renvoie à vous : « La facturation est gérée par le propriétaire de l’établissement ». Le même compte ouvre aussi l’application OnVient Pro, où elle retrouve le planning du jour. Vous restez l’unique propriétaire, et ce rôle ne se transmet pas.

Un compte de connexion n’est pas une praticienne

Ne confondez pas deux choses qui portent souvent le même prénom. Le compte d’équipe sert à se connecter ; la praticienne n’est qu’une étiquette posée sur les rendez-vous de l’agenda, pour savoir qui s’en occupe. OnVient le précise dans l’onglet « Praticiennes » : « Une praticienne n’a pas de compte de connexion : pour donner accès au tableau de bord, utilisez l’onglet Compte. »

Rien ne relie les deux. Une esthéticienne peut exister comme compte, pour ouvrir l’agenda, et comme praticienne, pour l’étiquette. Se connecter ne filtre pas l’agenda sur ses seuls rendez-vous ; la vue du jour offre un filtre par praticienne, mais il agit sur l’affichage, pas sur le compte. Côté cliente, le widget ne demande jamais de choisir sa praticienne : c’est vous qui l’attribuez. Le sujet est détaillé dans la réservation avec plusieurs cabines.

Quand une employée part, son accès s’efface

Le jour où l’employée s’en va, vous ouvrez la carte « Équipe » et cliquez sur « Retirer l’accès ». Une confirmation reprend son nom et son adresse, la ligne disparaît. Le retrait efface le compte, il ne le suspend pas : pour la faire revenir, il faut une nouvelle invitation.

L’effet est immédiat. À sa requête suivante, sur le site comme dans l’application, la session tombe et la personne revient à l’écran de connexion ; une tentative de reconnexion renvoie « Email ou mot de passe incorrect. » Les réservations restent en place, et comme OnVient ne tient aucun journal de qui a fait quoi, rien ne relie une réservation à la personne partie. Son adresse, elle, redevient libre.

L’adresse qui reçoit vos alertes ne change pas toute seule

Un retrait ne touche que le compte. Il laisse tout ce que l’employée a réglé, dont un point à revoir : l’« Email de notification et de réponse », dans l’onglet « Établissement ». C’est l’adresse unique où arrivent vos réservations et les réponses de vos clientes. Si elle portait l’adresse de l’employée, cette personne recevra encore vos alertes après son départ, car rien ne la met à jour.

Ses notifications sur son téléphone cessent dès le retrait ; mais l’e-mail d’alerte suit l’adresse inscrite, pas le compte. Alors, le jour d’un départ, prenez l’habitude de retirer l’accès, puis d’ouvrir l’onglet « Établissement » pour relire l’adresse de notification et le numéro affiché aux clientes. Sinon, les alertes de vos réservations continueront d’arriver dans une boîte qui n’est pas la vôtre.