Réservation en ligne avec plusieurs cabines et praticiennes

La crainte est précise : promettre la même cabine à deux clientes le même samedi, à la même heure. Au téléphone, vous l’évitez sans y penser, le carnet est sous vos yeux. Ouvrir la réservation en ligne, c’est confier cette vérification à un logiciel dont vous ne voyez pas le calcul. D’où le doute : et s’il acceptait deux soins en même temps dans une seule cabine ?

Le double-booking ne se règle pas par la confiance dans le logiciel, mais par quatre réglages. Une fois renseignés, ils décrivent votre institut tel qu’il est, avec ses cabines, ses praticiennes et la durée de chaque soin ; le logiciel refuse alors ce que vous refuseriez à l’accueil. Voici ce que fait chacun.

Pourquoi un agenda à une colonne ne suffit pas

Dans un carnet classique, chaque heure n’a qu’un état : 15 h libre, ou 15 h pris. Pour une praticienne seule dans une pièce, cela suffit. Un institut fonctionne autrement. Avec trois cabines, deux praticiennes et un hammam, 15 h peut contenir à la fois un soin du visage, un massage et un hammam vide, sans le moindre conflit. Une colonne unique ne peut pas noter cela : si 15 h est marqué « pris », tout le reste est bloqué ; si 15 h est marqué « libre », tout est accepté, y compris des rendez-vous impossibles. Il faut un agenda qui compte les places en parallèle, et c’est le rôle des quatre réglages qui suivent.

La durée vient de la prestation, pas d’un créneau fixe

Un soin de trente minutes et un rituel d’une heure et demie n’occupent pas la même durée dans l’agenda. Vous renseignez une fois la durée réelle de chaque prestation, et le logiciel bloque le temps de cabine correspondant. Un massage long ne peut donc pas être placé dans un créneau de trente minutes et se prolonger sur l’horaire du rendez-vous suivant. Le calcul se fait à partir de la durée du soin : c’est le premier réglage qui empêche deux rendez-vous de se chevaucher.

Une cabine est une place, et le logiciel les compte

Vous déclarez le nombre de cabines, ou de postes. En ligne, le logiciel n’accepte pas plus de rendez-vous simultanés que vous n’avez de ressources. Trois cabines, donc trois soins possibles à 15 h ; une quatrième demande reçoit un autre horaire. La cabine promise deux fois devient impossible : une place occupée n’est plus comptée comme disponible tant qu’elle n’est pas libérée, et le chevauchement est refusé quand la cliente valide.

Le temps de remise en état se réserve tout seul

D’un rendez-vous à l’autre, une cabine n’est pas prête tout de suite : il faut nettoyer, aérer, réinstaller. Ce temps de remise en état se règle une fois, puis se réserve automatiquement après chaque soin. Il n’apparaît jamais comme un créneau libre, mais il évite de placer deux prestations l’une juste après l’autre sans une minute pour remettre la cabine en ordre. Sans lui, l’agenda peut se remplir de rendez-vous impossibles à assurer à l’heure.

Chaque prestation a son propre nombre de places

Ce réglage compte dès que vos services ne partagent pas les mêmes ressources. En mode par activité, chaque prestation gère son propre nombre de places : le massage de 15 h complet n’empêche personne de réserver le hammam de 15 h, puisque leurs places sont comptées séparément. La cliente choisit sa prestation dans le module, et l’agenda comme la liste d’attente sont organisés activité par activité. Chaque activité peut même avoir sa propre durée d’occupation : un soin d’une heure libère sa place plus vite qu’un rituel de deux heures.

Ce que ça change dans une semaine ordinaire

Une fois les quatre réglages faits, l’agenda s’affiche prestation par prestation, avec les places occupées, et se filtre par praticienne, en vue jour ou semaine. Vous voyez les rendez-vous de chacune. Une demande se confirme d’un clic sur « Confirmer ». Pour reporter un rendez-vous, le bouton « Déplacer » ouvre une fenêtre où vous choisissez la nouvelle date et un créneau libre ; pour l’annuler, « Annuler » ouvre une fenêtre qui vous demande de confirmer. Chaque cliente a sa fiche, avec l’historique de ses soins.

Le changement se voit surtout le soir, institut fermé. Une cliente réserve son soin à 22 h et ne peut choisir que ce qui existe : la bonne durée, une cabine libre, le temps de remise en état déjà déduit. Vous réglez aussi un délai minimum de réservation, pour ne pas recevoir une demande pour dans dix minutes, et vous fermez en une seule opération les journées de congé ou de formation. Le rappel par email la veille part automatiquement pour un rendez-vous confirmé dont la cliente a laissé son adresse : une demande que vous n’avez pas encore confirmée, restée « En attente », n’en reçoit pas. Le rappel par SMS s’ajoute avec le plan Pro, dont le détail figure dans nos tarifs.

Faire les réglages avant d’ouvrir la réservation

Ces quatre réglages ne sont pas des options avancées à activer un jour : sans eux, l’agenda peut promettre deux fois la même cabine ; avec eux, la réservation en ligne est fiable. Le fonctionnement complet, capacité comptée en places et mode par activité, est détaillé sur la page réservation pour spas et instituts. Si les absences sont votre autre sujet, on leur a consacré un article à part. Le module, lui, s’installe sur votre site avec une ligne de code.