Réservation en ligne avec plusieurs cabines et praticiennes

La peur porte un nom précis : promettre la même cabine à deux clientes le même samedi, à la même heure. Au téléphone, vous l’évitez sans y penser, le carnet est sous vos yeux. Ouvrir la réservation en ligne, c’est confier cette vérification à un moteur que vous ne voyez pas travailler. D’où le doute : et s’il laissait entrer deux soins à la fois dans une cabine qui n’existe qu’une fois ?

Le double-booking ne se règle pas par la confiance dans le logiciel, mais par quatre réglages. Une fois posés, ils décrivent votre institut tel qu’il est, avec ses cabines, ses praticiennes et la durée de chaque soin ; le moteur refuse alors ce que vous refuseriez à l’accueil. Voici ce que fait chacun.

Pourquoi un agenda à une colonne ne suffit pas

Un carnet classique lit le temps sur une seule ligne : 15 h libre, ou 15 h pris. Pour une praticienne seule dans une pièce, cela suffit. Un institut n’a pas cette forme. Avec trois cabines, deux praticiennes et un hammam, 15 h peut contenir à la fois un soin du visage, un massage et un hammam vide, sans le moindre conflit. Une colonne unique ne sait pas dire ça : elle lit « 15 h pris » et bloque le reste, ou « 15 h libre » et accepte tout, y compris l’impossible. Il faut un agenda qui compte les places en parallèle, et c’est le rôle des quatre réglages qui suivent.

La durée vient de la prestation, pas d’un créneau fixe

Un soin de trente minutes et un rituel d’une heure et demie ne réservent pas la même tranche d’agenda. Vous renseignez une fois la durée réelle de chaque prestation, et le moteur bloque le temps de cabine correspondant. Un massage long ne peut donc pas s’installer dans un créneau de trente minutes et déborder sur le rendez-vous suivant. Le calcul part de ce que dure le soin : c’est le premier verrou contre les chevauchements.

Une cabine est une place, et le moteur les compte

Vous déclarez le nombre de cabines, ou de postes. Le moteur autorise autant de rendez-vous simultanés que de ressources, jamais un de plus. Trois cabines, donc trois soins possibles à 15 h ; une quatrième demande reçoit un autre horaire. La cabine promise deux fois devient impossible : une place occupée sort du compte tant qu’elle n’est pas libérée, et le chevauchement est écarté quand la cliente valide.

Le temps de remise en état se réserve tout seul

D’un rendez-vous à l’autre, une cabine ne repart pas à zéro : il faut nettoyer, aérer, réinstaller. Ce temps de remise en état se règle une fois, puis se réserve automatiquement après chaque soin. Il n’apparaît jamais comme un créneau libre, mais il évite d’enchaîner deux prestations collées sans une minute pour remettre la cabine en ordre. Sans lui, l’agenda remplit une journée intenable.

Chaque prestation garde son propre stock de places

Ce réglage compte dès que vos services ne partagent pas les mêmes ressources. En mode par activité, chaque prestation gère son propre nombre de places : le massage de 15 h complet n’empêche personne de réserver le hammam de 15 h, puisque ce sont deux stocks distincts. La cliente choisit sa prestation dans le module, et l’agenda comme la liste d’attente suivent activité par activité. Chaque activité peut même avoir sa propre durée d’occupation : un soin d’une heure libère sa place plus vite qu’un rituel de deux heures.

Ce que ça change dans une semaine ordinaire

Les quatre réglages en place, l’agenda se lit par cabine et par praticienne, en vue jour ou semaine. Vous voyez qui travaille où, et vous confirmez, reportez ou annulez un rendez-vous en un clic ; chaque cliente a sa fiche, avec l’historique de ses soins.

Le changement se sent surtout le soir, institut fermé. Une cliente réserve son soin à 22 h et ne peut choisir que ce qui existe : la bonne durée, une cabine libre, le temps de remise en état déjà déduit. Vous posez au passage un délai minimum de réservation, pour ne pas recevoir une demande pour dans dix minutes, et vous fermez d’un geste les journées de congé ou de formation. Le rappel par email la veille part seul ; le rappel par SMS s’ajoute avec le plan Pro, dont le détail figure dans nos tarifs.

Poser les réglages avant d’ouvrir la réservation

Ces quatre réglages ne sont pas des options avancées à activer un jour : ce sont eux qui séparent une réservation en ligne fiable d’un agenda capable de promettre deux fois la même cabine. Le fonctionnement complet, agenda par cabine et mode par activité, est détaillé sur la page réservation pour spas et instituts. Si les absences sont votre autre sujet, on leur a consacré un article à part. Le module, lui, s’installe sur votre site avec une ligne de code.