No-show en loisirs : sans acompte, on tient autrement
Gestion & no-show4 min de lecturePar Anthony Girard
Un groupe réserve, ne vient pas. Sans demander d’acompte, vous tenez avec le rappel de la veille, l’annulation en un clic et un compteur qui vous prévient à la demande suivante. L’acompte, lui, reste une option du plan Pro.
Un samedi, 15 h. La salle d’escape game est armée, le game master derrière son écran, et le groupe de cinq qui avait réservé ne pousse jamais la porte. En escape game, la case « Un seul groupe par créneau » est cochée d’origine : la salle s’est fermée à la première réservation, personne d’autre n’a pu la prendre. Une heure tourne à vide.
Ce n’est pas une table de deux qu’on rend au service suivant, c’est un créneau préparé pour personne. Le même trou se creuse à la cave qui a ouvert ses bouteilles pour une dégustation de 11 h, ou à l’atelier dressé pour dix. Et l’acompte ? En plan Pro, vous pouvez en demander un, réglé en ligne quand le client réserve. Mais rien ne vous y oblige, et vous pouvez aussi bien vous en passer pour ne pas filtrer un mardi soir entre amis. Sans rien encaisser, un no-show se retient aussi : le rappel de la veille, l’annulation facile et la mémoire des groupes qui vous ont déjà fait faux bond.
L’acompte règle l’engagement, et voilà ce qu’il coûte
L’acompte règle une chose réelle : un groupe qui a déjà versé quelque chose réfléchit avant de ne pas venir. Mais il se paie ailleurs. Des gens renoncent à réserver dès qu’il faut sortir la carte pour un mardi soir entre amis, et il reste l’encaissement et les remboursements à suivre. L’acompte est donc un choix, jamais un passage obligé. Le plan Essentiel n’en propose aucun ; le plan Pro vous laisse en demander un, à régler en ligne au moment de réserver. La politique vaut pour tout l’établissement, mais vous exemptez les services de votre choix : une cave qui ouvre de belles quilles peut le garder pour ses dégustations rares et s’en passer pour le reste. Le détail de l’outil côté domaines est sur la page réservation pour caves et dégustations. À vous de peser ce que l’acompte protège contre ce qu’il décourage.
Un rappel la veille, à condition d’avoir confirmé
La veille de la session, à 10 h (heure de Paris), un rappel part : par email sur tous les plans, par SMS en plan Pro et pendant l’essai, dans la limite de 250 messages par mois (25 pendant l’essai) et si l’adresse du compte est vérifiée. Son titre reprend le nom de votre salle, « À demain chez… ! », et il parle votre métier : « votre session » pour un escape game, « votre dégustation » pour une cave. Le SMS n’est pas le même pour tous : pour une personne seule, il reprend la réservation, « rappel de votre réservation demain à 20h00 pour 1 personne. Un imprévu ? » et votre numéro. Dès deux, il propose plutôt d’ajuster le nombre, « rappel, demain 20h00 pour 5 pers. Qui vient ? Ajustez ici : [lien] ». Dans les deux cas, il compte en personnes, jamais en joueurs. Surtout, ce rappel ne part que pour une réservation confirmée : une demande laissée en attente n’est jamais rappelée. Confirmez vite.
Annuler en un clic plutôt qu’un préavis sur le papier
Beaucoup d’outils vous font régler un préavis, annulation 24 h ou 48 h avant. OnVient ne verrouille jamais l’annulation. En plan Pro, le client reçoit un lien dans son email de confirmation et dans le rappel ; il annule ou déplace lui-même, en un clic, tant que la session n’a pas commencé. Passé l’heure de départ, il vous appelle ; sans plan Pro, il appelle d’emblée. Si vous demandez un acompte, une échéance s’ajoute, celle de l’annulation gratuite, 24 h avant par défaut, que vous réglez : avant elle, annuler en ligne rend l’acompte au client, et un déplacement ne coûte rien de plus ; après, la place se libère toujours, mais l’acompte reste acquis et le changement de créneau passe par un appel. Le détail des deux plans est sur la page des tarifs. Ce lien ne vous dessert pas, au contraire : un groupe qui se décommande la veille vous laisse le temps, et si votre liste d’attente est active, la place libérée repart aussitôt vers le groupe suivant, par email. Mieux vaut une annulation la veille qu’un fauteuil vide à l’ouverture.
Le compteur qui vous prévient à la demande suivante
Un groupe vous a fait faux bond ? Vous ouvrez sa réservation et vous cliquez sur « No-show », le seul bouton rouge du tableau de bord. La place se libère pour de bon, comme après une annulation, et la liste d’attente peut la reproposer. Le compteur de la fiche client gagne un cran, une pastille rouge « 2 NS » s’affiche près du nom sur l’agenda. Le vrai gain vient plus tard : la prochaine fois que ce client demande un créneau, l’email qui vous prévient porte une ligne, « Ce client compte 2 no-show. » À vous de confirmer ou de refuser. Le module ne décide pas à votre place, il pose l’information au bon moment. Et si le groupe arrive en retard, le bouton « Rétablir » annule le no-show, après avoir vérifié que la place n’a pas été reprise.
Un dernier appui : le champ « Message pour l’établissement », 500 caractères facultatifs dans le widget. Un groupe qui écrit « on sera 5 finalement » ou « c’est pour un anniversaire » compte venir. Aucun de ces outils ne prélève un centime, et c’est l’idée : même sans demander d’acompte, un no-show se tient avec un rappel, une sortie facile et un peu de mémoire. L’acompte, lui, reste là si vous le voulez, pour les créneaux qui le méritent. Le fonctionnement complet est détaillé sur la page dédiée à la réservation pour escape game.