La session qui ne se remplit pas : maintenir, regrouper ou annuler

Prenons un atelier de huit places, un samedi matin. À deux jours de la séance, deux personnes sont inscrites. Trois chemins s’ouvrent : maintenir la session, regrouper vos inscrits sur une autre date, ou annuler. Voici ce que le module fait à chaque geste, et ce qu’en reçoit l’inscrit.

Lire le remplissage avant de trancher

Un atelier se vend à la place, sur un créneau que plusieurs personnes partagent, comme tout atelier ou cours ouvert à la réservation. Avant de choisir, vous regardez où en est la séance du samedi. Dans l’agenda, en vue « Jour », la carte « Remplissage par service » pose une barre par heure, qui monte à mesure que les places partent. Mais le compte exact ne s’affiche qu’au survol de la souris, dans une bulle du type « 18h00, 3/10 personnes » : sur une tablette ou un téléphone, ce chiffre reste caché, et vous lisez la barre à l’œil.

Maintenir la session et arrêter les inscriptions

Premier chemin : vous gardez la séance avec les inscrits déjà là. Rien de spécial à faire, elle a lieu comme prévu. Mais si vous voulez arrêter d’y ajouter du monde, une limite apparaît vite : OnVient n’a aucun bouton pour retirer une seule session de la vente à une date. Le réglage « Délai minimum (min) » coupe bien la vente quand la séance approche de trop près, seulement il vaut pour tout l’établissement, pas pour une activité seule. Fermer la journée la retire aussi de la vente, sans toucher aux réservations ni prévenir personne, au prix d’emporter toutes les autres sessions du jour.

Regrouper les inscrits sur une autre date

Deuxième chemin : vous appelez vos deux inscrits, vous convenez d’une autre date déjà ouverte, et vous les y déplacez. Sur la réservation de chacun, le bouton « Déplacer » ouvre une fenêtre : elle demande la nouvelle date et le nombre de personnes, puis liste les créneaux que le moteur accepte vraiment, ceux où il reste assez de places, hors journées fermées et séances trop proches. Une case « Forcer quand même (hors règles de capacité) » vous laisse passer outre si vous avez une raison.

Dès que la date, l’heure ou le nombre change, la personne reçoit un e-mail « Réservation modifiée ✓ » à l’adresse qu’elle a laissée. L’e-mail reprend l’ancien créneau et le nouveau, sur ce modèle : « Votre session du jeudi 22 octobre 2026 à 18h00 (3 personnes) passe au mardi 27 octobre 2026 à 18h00 (3 personnes). » Sans adresse, rien ne part, ni e-mail ni message : à vous de l’appeler. Et comme les réservations se déplacent une par une, regrouper quatre réservations éparpillées, ce sont quatre déplacements, pas un geste unique.

Annuler, sans motif à donner

Troisième chemin : vous renoncez à la séance. Sur une réservation confirmée, le bouton « Annuler » ouvre un dialogue qui résume la réservation et prévient : « Le client recevra un e-mail d’annulation, qui ne se reprend pas. » Vous validez avec « Annuler et prévenir le client ». Sans adresse, le dialogue le signale et vous renvoie à son téléphone.

L’e-mail reste sobre : « Nous devons annuler votre session chez …, et nous en sommes désolés », le récapitulatif du créneau, puis une invitation à appeler. Il ne nomme pas l’activité et ne porte aucun motif : le dialogue n’a pas de champ pour en saisir un, et l’e-mail ne propose pas d’autre date, il renvoie au téléphone. Si un acompte avait été réglé en ligne, l’annulation par l’établissement le rembourse en entier, automatiquement.

OnVient ne décide pas à votre place

Le module ne surveille pas le remplissage pour vous. Il n’existe pas de nombre d’inscrits minimum par session, et aucune alerte ne signale une séance trop creuse. OnVient n’annulera pas non plus une séance tout seul, faute de monde. Certains ateliers fixent un minimum de participants dans leurs conditions ; le module n’en tient pas compte, il laisse la place en vente et attend votre décision.

C’est pourquoi il vaut mieux trancher tôt. Tant que la séance n’est pas trop proche et que la journée n’est pas fermée, une place rendue par une annulation ou un déplacement redevient disponible aussitôt ; si votre liste d’attente est active, elle la propose à qui s’y était inscrit, comme pour une session déjà complète. À deux jours, vous avez encore cette marge pour appeler, regrouper ou renoncer. La veille au soir, beaucoup moins.