Soirée concert, dîner à thème : vendre les places d’avance pour limiter les absences

Gestion & no-show2 novembre 20265 min de lecturePar Anthony Girard

Sur les petits événements gratuits, plus d’un inscrit sur trois ne vient pas ; payants, moins d’un sur cinq. Jauge, prix, fermeture des ventes, annulation, concert : ce qu’il faut régler avant d’ouvrir la vente d’une soirée.

Imaginez une soirée jazz un vendredi : quarante places, un menu unique, un trio payé pour la soirée. Pendant deux semaines, les noms s’ajoutent dans le cahier. Le soir venu, une partie des chaises reste vide, et personne d’autre ne peut prendre ces places, puisque la soirée n’a qu’un service. Faire payer les places à l’avance change la situation, à condition de régler quelques points avant d’ouvrir la vente.

Gratuite ou payante, l’écart se mesure

Une plateforme de gestion d’événements a compté, sur plus de 1 070 événements, la part des inscrits qui ne se sont jamais présentés à l’accueil. Sur les événements gratuits, la médiane est d’environ 28 %, contre 17 % sur les événements payants. L’écart est plus grand sur les petites jauges, celles d’une salle de restaurant : entre 10 et 49 inscrits, environ 37 % d’absents quand l’entrée est gratuite, 17 % quand elle est payante.

Ces relevés viennent des événements d’une plateforme, pas de soirées au restaurant : prenez-les comme un ordre de grandeur. Le principe, lui, ne change pas. Un nom noté dans un cahier n’engage personne. Une place payée engage celui qui l’a achetée, et s’il ne vient pas, la recette est déjà faite. Pour les tables d’un service ordinaire, les autres moyens sont décrits dans notre article sur les no-shows.

Fixez la jauge sur ce que la cuisine sert en une fois

Un menu unique servi à toute la salle à la même heure ne se prépare pas comme une carte dont les plats sortent tout au long de la soirée. Comptez combien de couverts la cuisine et la salle peuvent servir en même temps, même s’il reste des chaises libres, et fixez la jauge à ce nombre.

Plafonnez aussi le nombre de places par commande. Sans plafond, une seule personne peut prendre le quart de la salle pour un groupe dont elle ne connaît pas encore la taille. Au-delà de huit ou dix places, un appel vaut mieux qu’un formulaire : vous parlez du placement et du menu en même temps.

Un prix par personne, et ce qu’il comprend

Dites ce que la place comprend : le menu, l’apéritif, le vin ou non, le concert. Un client qui paie d’avance compare ce prix à votre carte habituelle, et s’il découvre sur place que les boissons sont en plus, la discussion a lieu à table. Deux tarifs suffisent souvent, un adulte et un enfant. Au-delà, le choix devient long à faire sur un téléphone.

Fermez la vente avant le jour de la soirée

Une vente ouverte jusqu’à l’heure du concert vous laisse sans chiffre définitif pour les courses. Fermez-la la veille, ou le matin même si votre cuisine s’adapte vite : le nombre de couverts est alors arrêté, et les ventes de dernière minute passent par le téléphone ou se font sur place.

Écrivez l’annulation avant de vendre

Quand une prestation de restauration ou de loisirs est prévue à une date précise, l’achat à distance ne donne pas au client de droit de rétractation ; les billets de spectacle sont dans le même cas. Le remboursement d’un client qui change d’avis dépend donc des conditions que vous lui donnez avant le paiement. Un cours ou une formation n’entre pas forcément dans cette exception : vérifiez votre cas avant de vendre.

Écrivez ces conditions simplement. Un client peut-il se faire rembourser, et jusqu’à quand ? Que se passe-t-il si vous annulez la soirée ? Dans ce dernier cas, remboursez tout le monde en totalité, et dites-le avant la vente : c’est la règle la plus simple à appliquer le jour où vous devez annuler.

Un concert : comptez vos représentations de l’année

Si vous organisez vous-même un concert alors que le spectacle n’est pas votre activité principale, le ministère de la Culture parle d’une activité d’entrepreneur de spectacles « à titre accessoire ». En dessous de sept représentations par an, vous n’avez aucune démarche à faire auprès du ministère, mais les artistes et techniciens que vous employez pour le spectacle passent par le Guso, le guichet unique pour le spectacle occasionnel. À partir de sept représentations dans l’année, l’activité doit être déclarée. Un concert tous les deux mois, cela fait six.

Vendre les places depuis votre site

Avec le plan Pro d’OnVient, la soirée se crée comme un événement, avec sa date, son heure, son nombre de places, ses tarifs et la date de fermeture des ventes. Elle s’affiche dans le module de réservation de votre site et sur sa propre page à partager, vos clients paient en ligne, et l’argent arrive sur votre compte Stripe sans commission de notre part sur les billets. Le module n’en vend jamais plus que la jauge, et la case « Privatiser l’établissement pendant l’événement », avec une heure de fin, retire vos tables habituelles pendant la soirée. Vos conditions d’annulation s’écrivent dans la description de l’événement, que le client lit avant de commander ; les demandes passent ensuite par vous, et si vous annulez la soirée, ce qui a été payé en ligne est remboursé en totalité, automatiquement. Le pas à pas est dans le guide d’utilisation, et le cas du réveillon dans notre article sur les soirées à date unique.

Sources

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