Vendre les places d’un atelier qui revient chaque semaine

Un atelier de poterie le mardi soir, huit places autour de la table, et une inscription qui vit entre un carnet, quelques messages et deux appels. Avec OnVient, vous décrivez cette session une fois, vous la posez sur votre site, et les gens réservent leur place semaine après semaine sans que vous teniez le compte à la main. L’outil ne devine pas votre atelier : vous le lui décrivez par une poignée de décisions, et chaque décision a son réglage.

Une session qui revient chaque semaine, décrite une seule fois

L’unité n’est pas une activité à part, c’est un service : une ligne qui porte un nom, un jour, une heure de début, une heure de fin et un intervalle. Le jour pose la récurrence, sans date de fin à saisir : un service placé sur le mardi revient tous les mardis, et pour couvrir plusieurs jours vous créez une ligne par jour. Les créneaux naissent d’un pas régulier ; pour n’avoir qu’une session à heure fixe, réglez l’intervalle sur la durée entière de la fenêtre. Le service « Atelier du soir » par défaut, de 18 h à 20 h par pas de 120 minutes, ne produit qu’un créneau, à 18 h. Pour deux tournées dans la soirée, raccourcissez l’intervalle.

Combien de places, et qui les partage

Le nombre de places se règle service par service, dans le champ « Capacité (personnes en simultané) » : huit pour la poterie, six pour un cours de yoga au sol. Reste à dire si vos ateliers partagent un stock commun ou gardent chacun le sien. Le réglage « Comptage des places » propose l’option « Par activité, chaque service a son propre stock de places (spa, escape game, ateliers…) » : la poterie du mardi et la cuisine du jeudi ne se prennent pas de places, même le même soir.

Jusqu’à quand on s’inscrit, et le groupe qui déborde

Deux garde-fous ferment les cas gênants. « Délai minimum (min) » fixe le dernier moment où une inscription est acceptée : 720 minutes pour un atelier, soit 12 heures, de quoi préparer le matériel la veille sans que personne s’ajoute le matin même. « Pers. max / réservation » plafonne un groupe dans une seule réservation, dix par défaut ; au-delà, le widget renvoie la personne vers le téléphone. Un groupe de quinze, c’est une conversation, pas un formulaire.

Réserver une place, côté visiteur

Sur votre site, la réservation tient en trois étapes : le nombre de personnes et la date, l’horaire, puis les coordonnées. Les créneaux se rangent sous le nom de chaque service, et chacun tient dans une pastille à l’heure seule. Le prix indicatif, s’il existe, apparaît à côté du service ; il se règle sur place, rien n’est encaissé en ligne. Un point surprend souvent : le widget n’écrit jamais « X places restantes ». Tant qu’il reste de la place, l’horaire s’affiche ; dès que la session est pleine, le créneau disparaît, et si toute la journée est complète, le visiteur lit « Complet ce jour-là ».

De la demande à la session confirmée

Une inscription venue du site n’est jamais validée d’office : elle arrive en « En attente », et c’est vous qui cliquez « Confirmer ». Tant qu’elle attend, aucun rappel ne part. La veille de la session, à 10 h, un rappel par email va aux personnes qui ont laissé leur adresse ; son objet parle de « votre session » et rappelle l’heure.

Si une place se libère sur une session complète, la liste d’attente, quand elle est activée, l’offre par email à la première personne en file, réservée 45 minutes avant de glisser à la suivante ; le détail est dans notre article sur la liste d’attente d’une session complète. Autre cas, le groupe qui réserve quatre places et vient à trois : au-delà d’un seuil que vous fixez, quatre par défaut, « Qui vient ? » laisse chaque invité répondre par un lien, sans compte, et un « je ne viens pas » libère une place aussitôt.

Chaque semaine se réserve à part

Une limite à connaître avant de vous lancer : OnVient ne vend pas un cycle. Pas d’inscription en un clic à une série de six séances, pas de carte de dix ateliers, pas d’abonnement qui décompte les venues. Chaque semaine se réserve à part : la personne fidèle du mardi re-réserve sa place chaque semaine, ou vous la posez vous-même depuis le bouton « + Réservation » de l’agenda.

De même, une réservation porte un nombre de personnes et une seule fiche, pas la liste nominative de chaque venue ; les prénoms n’apparaissent qu’avec « Qui vient ? ». Le service ne comporte aucun champ « matériel à apporter », « niveau » ou « âge minimum » : ces précisions vivent sur votre site ou dans le nom de la session. Le fonctionnement complet est présenté sur la page réservation pour ateliers et cours. Pour démarrer, créez une ligne de service par jour d’atelier, mettez la capacité au nombre de places de votre salle, et réglez le comptage par activité si vous animez plusieurs ateliers.