Vendre les places d’un atelier qui revient chaque semaine

Un atelier de poterie le mardi soir, huit places autour de la table, et des inscriptions prises dans un carnet, par quelques messages et lors de deux appels. Avec OnVient, vous décrivez cette session une fois, vous l’ajoutez à votre site, et les gens réservent leur place semaine après semaine sans que vous comptiez les places vous-même. L’outil ne connaît pas votre atelier à l’avance : vous le lui décrivez en prenant quelques décisions, et chaque décision correspond à un réglage.

Une session qui revient chaque semaine, décrite une seule fois

L’unité n’est pas une activité à part, c’est un service : une ligne qui a un nom, un jour, une heure de début, une heure de fin et un intervalle. Le jour fixe la récurrence, sans date de fin à saisir : un service placé sur le mardi revient tous les mardis, et pour couvrir plusieurs jours vous créez une ligne par jour. Les créneaux sont créés à intervalle régulier ; pour n’avoir qu’une session à heure fixe, réglez l’intervalle sur la durée entière de la fenêtre. Le service « Atelier du soir » par défaut, de 18 h à 20 h par pas de 120 minutes, ne produit qu’un créneau, à 18 h. Pour deux sessions dans la soirée, raccourcissez l’intervalle.

Combien de places, et qui les partage

Le nombre de places se règle service par service, dans le champ « Capacité (personnes en simultané) » : huit pour la poterie, six pour un cours de yoga au sol. Reste à dire si vos ateliers partagent un stock commun ou gardent chacun le sien. Le réglage « Comptage des places » propose l’option « Par activité, chaque service a son propre stock de places (spa, escape game, ateliers…) » : un atelier de poterie et un atelier de cuisine prévus le même soir n’occupent pas les places l’un de l’autre.

Jusqu’à quand on s’inscrit, et le groupe trop nombreux

Deux réglages évitent les cas gênants. « Délai minimum (min) » fixe le dernier moment où une inscription est acceptée : 720 minutes pour un atelier, soit 12 heures, de quoi préparer le matériel la veille sans que personne s’ajoute le matin même. « Pers. max / réservation » limite le nombre de personnes d’une seule réservation, dix par défaut ; au-delà, le widget invite la personne à appeler. Un groupe de quinze se traite au téléphone, pas par le formulaire.

Réserver une place, côté visiteur

Sur votre site, la réservation se fait en trois étapes : le nombre de personnes et la date, l’horaire, puis les coordonnées. Les créneaux sont classés sous le nom de chaque service, et chacun s’affiche dans une pastille qui ne montre que l’heure. Le prix indicatif, s’il existe, apparaît à côté du service ; il se règle sur place, sauf l’acompte que vous pouvez demander à la réservation en plan Pro. Pour une session de vos services, le widget n’écrit jamais « X places restantes » ; seul un événement de la billetterie, en plan Pro, affiche par exemple « Il reste 6 places. » quand le visiteur choisit ses places. Tant qu’il reste de la place, l’horaire s’affiche ; dès que la session est pleine, le créneau disparaît, et si toute la journée est complète, le visiteur lit « Complet ce jour-là ».

De la demande à la session confirmée

Par défaut, une inscription venue du site arrive en « En attente », et c’est vous qui cliquez « Confirmer ». Trois cas la confirment sans ce clic : la case « Confirmer d’office les réservations prises en ligne », si vous la cochez dans vos règles de réservation ; l’acompte en plan Pro, réglé en ligne au moment de réserver, qui confirme la place dès le paiement ; une place reprise sur la liste d’attente, quand vous l’avez activée. Si vous écrivez un nombre de personnes sous cette case, elle et la liste d’attente ne confirment d’office que jusqu’à ce nombre : au-delà, l’inscription attend votre confirmation. Tant qu’une inscription attend, aucun rappel ne part. La veille de la session, à 10 h, un rappel par email va aux personnes qui ont laissé leur adresse ; son objet mentionne « votre session » et rappelle l’heure.

Si une place se libère sur une session complète, la liste d’attente, quand elle est activée, l’offre par email à la première personne en file, réservée 45 minutes avant d’être proposée à la suivante ; le détail est dans notre article sur la liste d’attente d’une session complète. Autre cas, le groupe qui réserve quatre places et vient à trois : au-delà d’un seuil que vous fixez, quatre par défaut, « Qui vient ? » laisse chaque invité répondre par un lien, sans compte, et un « je ne viens pas » libère une place aussitôt.

Chaque semaine se réserve à part

Une limite à connaître avant de commencer : OnVient ne vend pas un cycle. Pas d’inscription en un clic à une série de six séances, pas de carte de dix ateliers, pas d’abonnement qui décompte les venues. Chaque semaine se réserve à part : la personne fidèle du mardi re-réserve sa place chaque semaine, ou vous la saisissez vous-même depuis le bouton « + Réservation » de l’agenda.

De même, une réservation comporte un nombre de personnes et une seule fiche, pas la liste nominative de chaque venue ; les prénoms n’apparaissent qu’avec « Qui vient ? ». Le service ne comporte aucun champ « matériel à apporter », « niveau » ou « âge minimum » : ces précisions s’écrivent sur votre site, dans le nom de la session, ou dans le texte ajouté à l’email de confirmation ou de rappel, depuis la carte « Texte ajouté à vos e-mails » de vos paramètres ; ce texte vaut pour toutes vos sessions. Pour connaître le niveau de la personne qui réserve, la carte « Question au client » pose au moment de réserver une question à choix, de deux à six réponses, la même pour tout l’établissement ; la réponse s’écrit en tête du message de la réservation. Le fonctionnement complet est présenté sur la page réservation pour ateliers et cours. Pour démarrer, créez une ligne de service par jour d’atelier, mettez la capacité au nombre de places de votre salle, et réglez le comptage par activité si vous animez plusieurs ateliers.