Cartes cadeaux et forfaits : ce que ça change pour vos rendez-vous
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Une carte cadeau, une cure de dix séances : ce sont des affaires de caisse et de fichier clientes. La prise de rendez-vous, elle, ne bouge pas : la bénéficiaire réserve comme tout le monde, et le soin se décompte à l’accueil.
Vous vendez une carte cadeau en décembre, une cure de dix séances en janvier, et la même inquiétude revient à chaque fois : est-ce que ma réservation en ligne va suivre tout ça ? Combien de séances il reste, jusqu’à quand la carte reste valable. La réponse tient dans une distinction que le comptoir mélange souvent : il y a l’argent, et il y a l’agenda.
L’argent, c’est qui a payé quoi et combien de séances restent à honorer. Ça se tient à la caisse et dans votre fichier clientes, pas dans le module de rendez-vous. L’agenda, c’est un créneau, une cabine, une durée. La carte cadeau et le forfait ne touchent pas à cette deuxième colonne : la personne qui en profite réserve comme n’importe quelle cliente, et c’est à l’accueil, au moment du soin, que vous décomptez ou encaissez. Une fois les deux séparés, la prise de rendez-vous en ligne redevient une question simple.
La bénéficiaire d’une carte réserve comme les autres
Une carte cadeau, c’est un soin déjà payé. La personne qui la reçoit n’est pas un cas particulier dans votre agenda : elle choisit une prestation et un créneau libre, exactement comme une cliente qui règle sur place. La seule chose à cadrer, c’est la prestation. Une carte porte souvent la mention « un soin » ou un montant, or c’est le soin choisi qui décide de la durée et de la cabine à bloquer. Faites-lui réserver la prestation qui correspond à sa carte, pas un rendez-vous vague. Le module demande la prestation avant de proposer une heure, et le champ message lui permet d’écrire « carte cadeau » pour que vous sachiez, à l’accueil, que le soin est déjà réglé. Si la carte est un montant plutôt qu’un soin nommé, elle réserve la prestation qu’elle veut et vous ajustez la différence au comptoir. La date de validité relève du même comptoir, selon les règles qui s’appliquent à votre cas ; le module n’a pas à la connaître.
Le forfait se réserve une séance à la fois
Une cure de cinq ou dix séances, ce n’est pas dix rendez-vous à poser d’un coup. Chaque séance est un rendez-vous ordinaire, pris au fur et à mesure : la cliente réserve le créneau qui l’arrange. Le décompte, lui, se fait à l’accueil. Après chaque séance, vous notez où elle en est, sur sa carte de fidélité ou dans votre caisse. Le module gère le créneau, pas le solde : il ne vous dira pas « il reste trois séances », c’est à vous de le suivre là où vous suivez déjà l’argent. En revanche, il garde la trace de chaque venue honorée, et cet historique devient votre preuve des séances déjà passées.
La fiche cliente fait le lien
Dès la première réservation, OnVient crée la fiche de la cliente : nom, téléphone, email, historique de ses rendez-vous, compteur d’absences. C’est là que l’agenda et l’argent se rejoignent. Vous ne comptez pas les séances du forfait dans le module, mais vous lisez dans cette fiche la liste des venues honorées, et cette liste fait foi : quatre rendez-vous passés depuis le début de la cure, quatre séances tirées sur les dix. Le solde, vous le tenez à jour à la caisse ou sur la carte que garde la cliente ; l’historique des rendez-vous, lui, dit ce qui a réellement été consommé, sans dépendre de votre mémoire. Le même fichier tient le compteur d’absences, mais c’est un autre sujet, celui des rendez-vous manqués.
Trois pièges de comptoir
Trois erreurs reviennent, toutes du même côté, celui de l’agenda mal renseigné. La première : laisser la bénéficiaire d’une carte réserver sans préciser son soin. Elle prend « un rendez-vous », et vous découvrez à l’arrivée que la durée ne colle pas, qu’une autre cliente attendait la cabine. La deuxième en découle : un créneau long immobilisé pour un soin court, ou l’inverse, faute d’avoir choisi la prestation à la réservation. La troisième est du côté caisse : oublier de noter la séance décomptée. Le forfait avance, et si le solde n’est écrit nulle part, vous en êtes réduite à croire la cliente sur parole.
Garder les deux colonnes séparées
La méthode tient en peu de choses : la cliente réserve son créneau en ligne, prestation précisée ; vous décomptez ou encaissez à l’accueil ; la fiche garde la trace des venues. Le reste du fonctionnement, agenda par cabine et durée propre à chaque soin, est détaillé sur la page réservation pour spas et instituts, et si plusieurs cabines et praticiennes compliquent déjà votre planning, on y a consacré un article à part. Le module s’installe sur votre site avec une ligne de code, sans commission ; le détail des deux plans est dans nos tarifs. Il gère les durées, les cabines et le temps de remise en état, et laisse la carte cadeau comme le forfait à la caisse, là où ils ont toujours vécu.