Changer d’outil sans perdre son fichier clientes

Vous changez de logiciel de rendez-vous, et la même crainte revient : que deviennent vos clientes, et tout ce que vous savez d’elles ? Un fichier fait deux trajets quand on change d’outil. Il entre dans le nouveau, et il doit pouvoir en ressortir le jour où vous partez.

Votre agenda des prochaines semaines est déjà plein de soins calés et d’habituées. La vraie peur n’est pas le passé : c’est que lundi matin, une cliente arrive et que son rendez-vous ne soit nulle part. Voici les deux trajets, gestes réels à l’appui.

Rien n’entre en bloc, une fiche naît d’un rendez-vous

Le plus surprenant, c’est ce qui n’existe pas. OnVient n’importe aucun fichier : rien ne verse d’un coup une ancienne base ou des rendez-vous à venir. Une fiche naît d’une seule manière, avec une réservation. La page Clients encore vide l’annonce : « Chaque réservation crée ou met à jour automatiquement une fiche client. » Sa clé est le numéro de téléphone, une fiche par numéro, et il doit être français : un portable étranger est refusé, avec « Numéro de téléphone français invalide ».

La première semaine, vous reposez vos rendez-vous un par un

Puisque rien ne s’importe, l’arrivée tient dans un geste répété : ressaisir les rendez-vous déjà pris. En haut de l’agenda, le bouton « + Réservation » ouvre la fenêtre « Nouvelle réservation », où vous posez la date, l’heure, le nombre de personnes, le nom, le téléphone, et, si vous l’avez, l’adresse dans « Email (optionnel) ». Chaque saisie naît « Confirmée », bloque aussitôt la place en ligne, crée ou complète la fiche, et n’envoie rien sur le moment : vous pouvez reposer quarante rendez-vous sans qu’une cliente reçoive un message.

D’où l’intérêt de saisir l’adresse e-mail, même facultative : sans elle, pas de rappel par e-mail la veille. Le rappel par SMS, lui, part au numéro de la cliente, avec le plan Pro, l’essai compris. Quant au fichier tiré de votre ancien agenda, OnVient ne le relit pas : gardez-le comme archive, le temps que l’historique se reconstitue au fil des visites.

Ce qui tient sur une fiche, ce qui reste sur le rendez-vous

Une fiche affiche le nom, le téléphone, l’e-mail, la date « Client depuis le … », ses compteurs de réservations, d’honorées et de no-shows, et une carte « Historique » des cent derniers rendez-vous. Elle ne porte pas de notes libres : ce que vous retenez d’une cliente vit sur chaque rendez-vous, dans le champ « Notes ». La praticienne non plus ne s’y inscrit pas, c’est une étiquette posée rendez-vous par rendez-vous, depuis l’agenda du jour.

Autre point concret pour une migration : une fiche ne se modifie pas depuis l’écran Clients, et deux fiches ne se fusionnent pas. Si une cliente change de numéro, sa prochaine réservation ouvre une deuxième fiche à côté de l’ancienne ; un même numéro réunit au contraire tous ses rendez-vous sous une seule fiche. Combien de temps garder ces données, et sous quelles règles, relève du droit, un sujet que nous traitons dans ce que le RGPD impose vraiment.

Le jour du départ, votre fichier sort en entier

L’autre trajet pèse autant : repartir avec ses données. En haut de la page Clients comme de la page Réservations, le bouton « Exporter en CSV » télécharge un fichier, réservé au propriétaire du compte et au plan Pro, essai compris. Vous le retrouvez parmi les fonctions listées sur nos tarifs.

Le fichier clients reprend, dans l’ordre, les colonnes « Nom », « Téléphone », « Email », « Réservations », « No-shows », « Dernière visite » et « Créé le ». C’est un CSV à points-virgules, prêt pour Excel en français, et il sort entier. Le fichier des réservations, lui, suit un filtre qu’on oublie vite : la page Réservations affiche par défaut « Du » aujourd’hui et « Au » dans deux semaines, et l’export ne reprend que cette fenêtre. Pour tout l’historique, élargissez ces deux dates avant de cliquer.

Sortir son fichier tant que la porte est ouverte

Un réflexe à prendre tôt : l’export n’est pas ouvert en permanence. Il marche au plan Pro et pendant les quatorze jours d’essai, puis se ferme dès que l’essai s’achève sans abonnement, ou que vous arrêtez votre abonnement ; le tableau de bord reste consultable, mais le bouton d’export se grise. Sortez donc votre fichier avant de partir, pas après. Pour tout effacer, la suppression du compte se demande par e-mail, depuis l’adresse du compte, et se traite sous trente jours.

Ce qui s’affiche sur le site de votre institut, c’est le module de réservation ; l’agenda et les fiches, eux, se tiennent dans votre espace OnVient, et les e-mails envoyés aux clientes portent le nom de l’institut. La page réservation pour spas et instituts montre comment tout cela s’articule. Le meilleur réflexe reste de le tester tout de suite : saisissez un rendez-vous, puis cliquez sur « Exporter en CSV ». Si votre fichier ressort, les deux trajets sont ouverts.