Congés de l’institut : fermer l’agenda en ligne et traiter les rendez-vous déjà pris

Avant vos congés, faites quatre gestes dans OnVient, dans cet ordre : fermer la période, lire le nombre de rendez-vous déjà pris, les retrouver, puis les déplacer ou les annuler un par un. La fermeture bloque les nouvelles réservations en ligne, mais les rendez-vous existants restent dans l’agenda et aucune cliente n’est prévenue. L’exemple suivi ici est un institut qui ferme une semaine, du lundi au dimanche, avec encore trois rendez-vous sur ces jours : deux confirmés, une demande en attente.

Fermer la semaine en une seule fois

Dans Paramètres, onglet « Fermetures », carte « Ajouter une fermeture exceptionnelle », inscrivez le premier jour dans « Du », le dernier dans « Au (facultatif) » et un motif, par exemple « Congés ». Au clic sur « Ajouter », chaque jour de la période devient une fermeture. Une fermeture vaut pour tout l’institut : OnVient ne ferme pas l’agenda d’une seule praticienne. Le guide explique ce geste au chapitre Déclarer une fermeture exceptionnelle.

Le nombre de rendez-vous déjà pris sur ces jours

Après « Ajouter », un bilan s’affiche en haut de la carte. Dans l’exemple, il est orange : « 7 jours ajoutés à vos fermetures à venir. 3 réservations déjà prises tombent sur ces jours : elles sont maintenues et les clients ne sont pas prévenus. » Seuls les rendez-vous « En attente » et « Confirmée » de la période sont comptés. S’il n’y en a aucun, le bilan s’affiche seul, en vert.

La veille de chacun, à 10 h, le rappel part comme d’habitude pour les deux rendez-vous confirmés, alors que l’institut sera fermé. La demande en attente ne reçoit pas de rappel et n’expire pas : elle attend votre réponse. Le message ne donne que le nombre, sans la liste ni bouton pour prévenir les clientes.

Retrouver les trois rendez-vous dans la page « Réservations »

Dans la page « Réservations » du menu, remplacez les dates « Du » et « Au » (par défaut, d’aujourd’hui à quatorze jours plus tard) par celles de vos congés, puis choisissez « Confirmée » dans le filtre « Statut », et ensuite « En attente » : à elles deux, les listes doivent contenir les trois rendez-vous du message.

Déplacer ou annuler, un rendez-vous à la fois

Aucun bouton ne traite les trois rendez-vous en une fois. Sur chaque ligne, « Déplacer » ouvre la fenêtre « Déplacer la réservation », décrite dans l’article sur le déplacement d’un rendez-vous en institut. Les créneaux proposés excluent les jours fermés, et seule la case « Forcer quand même (hors règles de capacité) » permet d’y placer un rendez-vous. La cliente qui a laissé une adresse reçoit un e-mail dont l’objet commence par « Réservation modifiée », avec l’ancien et le nouveau créneau. Le rappel d’un rendez-vous confirmé reporté après vos congés partira la veille de la nouvelle date, à 10 h.

« Annuler », puis « Annuler et prévenir le client », envoie à la cliente un e-mail « Réservation annulée », où l’institut s’excuse d’annuler le rendez-vous. Il ne donne aucun motif, ne propose pas d’autre date et invite la cliente à vous appeler. Sans adresse, le dialogue affiche son téléphone pour que vous la préveniez vous-même. La demande en attente se traite avec « Refuser », qui envoie un e-mail « Demande déclinée » si la cliente a laissé une adresse.

Si vous prenez un acompte en ligne (formule Pro ou essai, compte Stripe connecté), le dialogue d’annulation demande « Qui annule cette réservation ? ». Avec « L’établissement annule ou refuse », l’acompte est remboursé en totalité, automatiquement. En cas de déplacement, l’acompte reste sur le rendez-vous.

Dans le widget, des dates grisées sans explication

Dans votre module de réservation, les jours fermés sont grisés : ils restent affichés, ne se choisissent pas, et aucun motif ni message ne les accompagne. Le widget propose les 30 prochains jours : des dates de congés plus lointaines s’y ajoutent grisées à mesure qu’elles approchent. Le reste du module pour instituts est présenté sur la page réservation en ligne pour spa et institut.

Rentrer à la date prévue, ou rouvrir plus tôt

À la date prévue, vous n’avez rien à faire : seuls les jours de la période sont fermés, et le lendemain du dernier se réserve comme d’habitude. Pour rouvrir plus tôt, la liste « Fermetures à venir », dans l’onglet « Fermetures », affiche une ligne par jour avec un bouton « Supprimer », qui agit sans confirmation. Aucun bouton ne supprime la période entière : vous retirez les jours un par un. Aucun e-mail ne part vers les clientes à la réouverture.

L’application OnVient Pro (formule Pro et essai) ferme un jour à la fois, avec le bouton « Fermer ce jour » : elle ne propose pas de période et n’affiche pas le nombre de rendez-vous déjà pris. Pour une semaine de congés, passez par votre espace OnVient sur le web.

La veille du départ, refaites les deux filtres de la page « Réservations » sur vos dates de congés. Si chacun affiche « Aucune réservation sur cette période », il ne reste rien à traiter.