Réservé pour dix, venus à sept : faire répondre le groupe avant le jour J

Un samedi soir, une réservation pour dix joueurs : un enterrement de vie de jeune fille. Le groupe arrive à sept. Vous l’apprenez à l’accueil, devant une salle préparée pour dix.

Le rappel de la veille n’y change rien, il part à la seule personne qui a réservé, jamais aux neuf autres, celles qui se décommandent chacune dans leur coin. Le groupe qui ne vient pas du tout relève du no-show en loisirs, une autre affaire. « Qui vient ? » traite l’autre cas : le groupe vient, mais il rétrécit. Chaque invité répond depuis son téléphone, et c’est le groupe lui-même qui met le nombre à jour avant le jour J.

Le lien part avec la réservation

Dans Paramètres, onglet « Établissement », la carte « Qui vient ? » est active d’emblée, sur les deux formules. Vous y trouvez la case « Proposer le partage « Qui vient ? » aux réservations de groupe », un champ « Taille minimale du groupe » réglé sur quatre, et une « Heure limite des réponses » à 24 h. Dès qu’une réservation atteint le seuil, la personne qui a réservé reçoit le lien à trois endroits : l’écran de fin du widget, l’e-mail d’accusé de réception et celui de confirmation, avec les boutons « Partager sur WhatsApp » et « Copier le lien ». Deux cas n’ouvrent aucun lien : une réservation de dernière minute, dont l’heure limite est déjà passée, et une que vous saisissez vous-même dans l’agenda.

Sur le téléphone de chaque invité

L’invité ouvre le lien sans compte ni application. En haut, l’en-tête annonce une session chez votre salle, à la date et l’heure réservées ; dessous, « Réservé par » et le prénom de la personne, puis « Déjà confirmés : » le nombre de venues sur le total attendu. Vient la question « Vous venez ? », avec deux boutons, « Je viens » et « Je ne viens pas ». L’invité donne « Votre prénom », puis peut ajouter « Une précision (facultatif) » et « Votre email (facultatif) », dont l’aide précise « Pour recevoir le rappel la veille, et rien d’autre. » Dans un atelier, l’aide de ce champ invite à préciser « Niveau, matériel, allergie… ce que l’atelier doit savoir. »

Un « non », une place de moins

Chaque « non » fait baisser le nombre d’une place, sans jamais descendre sous le total des « oui », réservant compris, ni sous une place. Reprenons la réservation pour dix : avec six « oui » déjà enregistrés, un « non » la fait passer à neuf, et le plancher reste à sept. Un « oui » ne fait jamais monter le nombre. Quand le compte est atteint, le bouton « Je viens » s’efface et l’invité lit « Le nombre de joueurs est déjà atteint », avec l’invitation à prévenir la personne qui a réservé. À chaque baisse, cette dernière reçoit un e-mail qui nomme l’invité absent et le nouveau total, avec un bouton pour rétablir l’ancien nombre si la place est libre.

La salle reste à vous, la place repart à la vente

Ce qu’un « non » déclenche ensuite dépend de votre métier. Un escape game tourne en salle privatisée, la case est cochée d’office : la baisse ne remet aucune place en vente, seul le nombre de joueurs annoncé change, et la salle vous reste réservée, à sept comme elle l’était à dix. Un atelier, lui, compte ses places une à une : la place libérée repart aussitôt à la réservation en ligne, et votre liste d’attente est relancée si elle tourne.

À l’heure limite, vous recevez la liste

Vous n’êtes pas alerté à chaque réponse. L’e-mail « Nombre modifié : » part seulement quand le total bouge, avec le nouveau nombre, la date et l’heure. À l’heure limite que vous avez fixée arrive un dernier message, le « Récapitulatif « Qui vient ? » : », qui aligne deux listes, « Viennent » et « Ne viennent pas », prénom par prénom, avec les précisions de chacun ; dans un atelier, c’est là que ces détails vous reviennent. Il ne part que si au moins un invité a répondu. Entre-temps, depuis l’agenda, un bouton « Qui vient ? » ouvre à tout moment, en lecture seule, le compte des confirmés et des désistements.

Ce que « Qui vient ? » ne gère pas

Le module ne connaît aucun minimum de joueurs : si votre salle en exige quatre au moins, c’est à vous de l’annoncer, sur votre site ou au téléphone, il ne la fera pas respecter. Les invités silencieux ne reçoivent aucune relance, « Sans réponse » reste un simple nombre. Le total ne monte jamais seul : ajouter quelqu’un passe par vous. Sans paiement, pas de part à régler par invité ni de note à partager. Et la personne qui a réservé n’a pas de liste : elle apprend par e-mail qui se désiste, mais la liste complète, prénom par prénom, n’arrive que chez vous.

Pour régler le seuil et l’heure limite, tout se passe dans Paramètres ; la page Qui vient ? en donne un aperçu.