Passer en horaires de saison sans casser ce qui est déjà réservé

En octobre, les horaires se resserrent : un escape game ouvre plus tard, un atelier décale ses sessions du soir. Dans OnVient, un planning n’a pas de date d’effet. Quand vous changez une grille, la nouvelle remplace l’ancienne à la seconde où vous validez, y compris sur les dates déjà ouvertes à la réservation. Voici la manœuvre dans l’ordre pour basculer sans qu’une session déjà vendue en chevauche une autre.

Un planning, pas une date de bascule

Un service, dans OnVient, c’est un jour de semaine avec une heure de début, une heure de fin et un intervalle entre les sessions. Pas de date de début ni de fin, aucune saison à programmer. « Modifier » et « Suppr. » prennent effet tout de suite, sur toutes les dates de ce jour de semaine, et chaque jour se règle séparément. Comme vos clients réservent en ligne sur les trente prochains jours, votre nouvelle grille part en vente aussitôt, parfois sur des dates qui portent déjà des réservations à l’ancien horaire. Monter une grille depuis zéro est un autre sujet, traité dans Sessions, salles et temps de battement ; ici, elle existe déjà et elle change.

Ce qui est déjà réservé ne bouge pas, et personne n’est prévenu

Les réservations déjà prises restent telles quelles : même date, même heure, même nombre de personnes. Rien n’est annulé, rien n’est signalé, et aucun e-mail ni SMS ne part vers vos clients quand vous changez vos horaires. Le rappel de la veille partira comme d’habitude, avec l’heure d’origine de la réservation ; l’heure limite de « Qui vient ? » ne bouge pas non plus. Le revers, c’est qu’OnVient ne vous signale pas combien de sessions votre changement touche : à vous de les repérer.

Avant d’enregistrer, la liste de ce qui est pris

Regardez avant de toucher à la grille. Ouvrez la page « Réservations », réglez les champs « Du » et « Au » sur la période qui suit votre bascule : la liste montre tout ce qui est déjà vendu sur ces dates, tous services confondus. La jauge « Remplissage par service » de l’agenda, elle, ne connaît que la grille du moment : une réservation posée à une heure qui n’existe plus dans la nouvelle grille en disparaît, alors qu’elle est toujours là. Partez de la liste, pas de la jauge.

L’heure déjà vendue doit tomber sur la nouvelle grille

Voici le piège, le seul sérieux. OnVient mesure l’occupation aux heures de la grille. Tant qu’une session déjà vendue tombe sur une heure de la nouvelle grille, le module la voit et ne revend rien par-dessus ; si elle tombe entre deux heures, il peut la chevaucher. Prenons une salle d’escape game privatisée, avec une session déjà réservée à 16h00 pour 1h30, occupée jusqu’à 17h30. Vous démarrez la grille d’hiver à 14h00, une session toutes les 90 minutes : 14h00, 15h30, 17h00. Le créneau de 15h30 reste en vente, or il court jusqu’à 17h00 et mord sur la session de 16h00 : deux groupes pourraient réserver la même salle. Calez plutôt la grille sur 13h00 (13h00, 14h30, 16h00, 17h30), et 16h00 redevient une heure de départ : la session y figure, rien ne se revend par-dessus.

La règle tient en une phrase : chaque heure déjà vendue doit rester une heure de la nouvelle grille. Sinon, le bouton « Déplacer » propose les créneaux libres de la nouvelle grille, et la case « Forcer quand même (hors règles de capacité) » passe outre si vous le décidez ; le client reçoit un e-mail « Réservation modifiée » avec l’ancien et le nouveau créneau, s’il a laissé une adresse. Cet exemple ne tenait que sur une salle ; plusieurs salles en parallèle, chacune avec sa propre capacité, se comptent séparément, et c’est le sujet de la page réservation pour escape game.

Modifier le service, plutôt que le supprimer et le recréer

Pour changer un horaire, modifiez le service existant plutôt que de le supprimer pour en recréer un. « Modifier » garde l’identité du service ; « Suppr. » puis « + Ajouter un service » en fabrique un autre, et vos réservations se retrouvent rattachées à un service qui n’existe plus. En comptage « Par activité », celui des escape games et des ateliers, une de ces réservations orphelines est comptée sans activité et pèse sur toutes les activités du jour à son heure : vous fermez des créneaux sans voir pourquoi. Et si quelqu’un patientait en liste d’attente sur un créneau disparu avec son service, il ne recevra plus jamais d’offre, même si une place se libère.

Durées, capacités et la fermeture de fin de saison

Deux autres réglages touchent l’existant sans prévenir. Allongez la durée d’une session, et toutes les réservations déjà prises sur cette activité s’allongent aussitôt d’autant. Baissez une capacité sous ce qui est déjà vendu, et les réservations restent, la vente se ferme, la jauge affiche le dépassement tel quel, « 8/6 » par exemple. Enfin, si l’arrière-saison s’achève par une fermeture, posez-la en une fois dans l’onglet « Fermetures », carte « Ajouter une fermeture exceptionnelle » : « Du », « Au (facultatif) », un motif, et chaque jour de la période cesse d’être réservable, jusqu’à 366 jours. Là encore, fermer une date n’annule rien : annulez chaque réservation depuis l’agenda, et le client recevra l’e-mail « Réservation annulée » s’il a laissé une adresse, sinon un appel.