Orage annoncé : bloquer les heures, puis annuler ou déplacer chaque réservation

Un orage est annoncé pour demain après-midi, et votre activité a lieu dehors. Dans OnVient, bloquez d’abord ces heures, puis annulez ou déplacez chaque réservation une par une, et traitez à part l’événement vendu en places. Le client qui a laissé son adresse est prévenu par e-mail, jamais par SMS.

Prenons une activité inscrite dans OnVient comme atelier ou cours. Demain samedi, trois groupes ont réservé à 14 h, 15 h 30 et 17 h, et un atelier à places payées a lieu à 16 h. Deux groupes reviendront le samedi suivant, pas le troisième.

Bloquer l’après-midi avant le premier appel

Dans l’Agenda, le bouton « Bloquer une plage horaire » demande une date, un début, une fin et un motif. Posez une plage de 14 h à 18 h avec « Orage » en motif, que le client ne voit jamais. Le widget cesse de proposer les sessions qui empiéteraient sur ces heures.

Les réservations déjà prises sont maintenues, et l’écran le dit : « Plage bloquée. 3 réservations déjà prises tombent sur ces heures : elles sont maintenues et les clients ne sont pas prévenus. » Fermer la journée entière les maintient aussi, et l’écran affiche un message du même type, qui commence par « Jour fermé. »

Bloquer d’abord a une raison : sans plage, les places d’une réservation annulée redeviennent réservables en ligne, et la liste d’attente, si elle est activée, les propose aussitôt au premier inscrit. La plage posée, elles ne sont plus proposées.

Deux groupes déplacés, un groupe annulé

Le module ne traite pas plusieurs réservations à la fois et n’envoie rien aux seuls clients d’une journée. Le téléphone de chaque client figure sur sa ligne dans l’Agenda.

Pour les deux groupes qui reviennent, « Déplacer » propose les créneaux ouverts à la nouvelle date. Le client reçoit « Réservation modifiée ✓ », avec l’ancien créneau et le nouveau. Un acompte versé en ligne reste sur la réservation, sans remboursement.

Pour le troisième, « Annuler » ouvre un dialogue qui prévient : « Le client recevra un e-mail d’annulation, qui ne se reprend pas. » Cet e-mail, « Réservation annulée », dit « Nous devons annuler votre session » (ou « votre réservation », selon le métier choisi), sans motif ni autre date. S’il y a un acompte, laissez « L’établissement annule ou refuse », coché d’office dans le dialogue : l’acompte est remboursé en totalité, automatiquement, par Stripe depuis votre compte. Le propriétaire comme un membre de l’équipe peut le faire.

Un client sans adresse e-mail ne reçoit rien, et le dialogue vous invite à le prévenir. Ces boutons servent aussi pour une session qui ne se remplit pas.

Une réservation laissée telle quelle reçoit son rappel

Ni une plage bloquée ni un jour fermé n’arrêtent le rappel de la veille. Il part à 10 h pour chaque réservation du lendemain encore « Confirmée », par e-mail, voire par SMS en plan Pro et pendant l’essai. Un groupe laissé tel quel reçoit donc « Rappel : votre session demain à 14h00 » pour des heures bloquées. Une réservation annulée n’en reçoit pas ; une réservation déplacée reçoit celui de sa nouvelle date.

L’atelier vendu en places se traite à part

L’atelier vient de la billetterie et se gère sur sa fiche, dans le menu « Événements » du tableau de bord web. Le bouton « Annuler l’événement » annule toutes les commandes et rembourse en totalité ce qui a été payé en ligne, sans montant partiel possible ; seul le propriétaire du compte peut le faire. Le champ « Mot aux acheteurs (facultatif) » s’ajoute à l’e-mail de chaque acheteur : c’est le seul mot libre qu’OnVient joint à une annulation.

Pour le reporter, changez sa date : les acheteurs qui ont laissé leur adresse reçoivent l’e-mail « Événement modifié », avec la nouvelle date et l’ancienne. Rien n’est remboursé automatiquement : l’acheteur qui a payé doit demander son remboursement, et vous l’accordez commande par commande avec « Annuler et rembourser ».

Appelez les acheteurs que l’équipe a ajoutés sans e-mail : ils ne reçoivent aucun message. À l’annulation, les commandes à régler sur place sont annulées sans remboursement automatique.

Le client qui préfère choisir lui-même son créneau

En plan Pro et pendant l’essai, la confirmation et le rappel donnent au client un lien pour annuler ou modifier sa réservation tant que la session n’a pas commencé. S’il préfère choisir sa nouvelle date, laissez sa réservation telle quelle : la page du lien ne lui propose ni les jours fermés ni les heures bloquées. Il reçoit « Réservation modifiée ✓ », et vous êtes prévenu par e-mail. Avec un acompte, passé l’échéance d’annulation gratuite, il ne déplace plus en ligne et, s’il annule, l’acompte est conservé : faites alors l’action vous-même.

L’ordre à suivre dès l’annonce de l’orage

Posez d’abord la plage de 14 h à 18 h. Appelez ensuite chaque groupe et déplacez ou annulez sa réservation, si possible avant 10 h, l’heure du rappel. Traitez l’atelier sur sa fiche. Vérifiez enfin qu’entre 14 h et 18 h, il ne reste dans l’Agenda que les réservations des clients qui choisissent eux-mêmes leur nouvelle date.