Ouvrir son agenda en ligne sans perdre la main

En rendez-vous de démonstration, une phrase revient souvent chez les gérantes d’institut : « Si je mets mon agenda en ligne, n’importe qui va réserver n’importe quand. » Derrière cette crainte, une seule chose en jeu : garder la main sur son propre agenda.

La réponse tient en deux temps. D’abord, vous gardez la main sur ce qui devient un rendez-vous : une demande arrive en attente, et c’est vous qui cliquez « Confirmer » ou « Refuser ». Deux réservations se confirment pourtant sans ce clic. L’une tient à un acompte réglé en ligne, si vous en demandez un avec le plan Pro. L’autre, à une place reprise par la liste d’attente, quand vous l’avez activée. Ensuite, tout ce qui vous inquiète correspond à un champ que vous réglez vous-même, une fois, dans vos paramètres.

Une cliente réserve pour dans une heure, et je suis en cabine

Vous êtes en soin, une cliente réserve en ligne pour dans une heure, et vous ne le voyez qu’en sortant de cabine. Le réglage qui l’empêche s’appelle « Délai minimum (min) », dans vos règles de réservation. Il est posé sur 120 minutes par défaut pour un institut, soit deux heures d’avance exigées. Un créneau plus proche ne s’affiche plus dans le widget, la cliente ne peut pas le prendre. Les jours pleins, vous montez la valeur, jusqu’à 48 heures.

Quelqu’un va réserver pendant mes congés

Vous fermez l’institut une semaine, et vous craignez une réservation en plein milieu. Dans l’onglet « Fermetures », vous indiquez le premier jour au champ « Du », le dernier au champ « Au (facultatif) », ajoutez un motif, et toute la semaine disparaît d’un coup du widget. Pour vous absenter quelques heures sans fermer la journée, la carte « Bloquer une plage horaire », juste en dessous, retire de la vente les créneaux qui empiéteraient sur ces heures. Les horaires, eux, se règlent service par service dans l’onglet « Services », où un même jour peut porter plusieurs services, et où un jour sans service reste fermé.

Je veux voir qui c’est avant de dire oui

C’est la crainte qui bloque le plus de gérantes. Chaque demande prise en ligne arrive en attente : la cliente reçoit aussitôt un email « Demande de réservation reçue », et vous recevez un email avec un bouton « Confirmer dans le tableau de bord », le message qu’elle a laissé, et, si elle a déjà fait faux bond, le nombre de ses rendez-vous manqués. Sur la demande, deux boutons, « Confirmer » et « Refuser » : vous tranchez, et l’email « Réservation confirmée » ne part qu’alors. Une exception à ce parcours, si vous demandez un acompte en plan Pro : la cliente qui le règle en ligne voit sa réservation confirmée dès le paiement, et reçoit directement la confirmation, sans passer par l’attente.

Un point à connaître : une demande laissée en attente ne reçoit pas le rappel de la veille. Confirmez dans la journée, sinon la cliente en sera privée. En dehors de l’acompte réglé en ligne et d’une place reprise sur la liste d’attente quand vous l’avez activée, aucun réglage ne confirme les demandes à votre place, et la main reste au comptoir.

Un groupe de huit pour un seul soin

Vous ne voulez pas qu’une réservation en ligne bloque huit places pour une prestation prévue à deux ou trois. Le champ « Pers. max / réservation » fixe ce plafond, posé sur 4 par défaut pour un institut. Au-delà, la cliente ne valide pas en ligne : un plus grand groupe passe par le téléphone.

Des rendez-vous posés à trois mois, que je vais oublier

La réservation en ligne n’ouvre pas votre agenda à l’infini. Le calendrier du widget montre trente jours, pas un de plus. Personne ne réserve pour dans trois mois un rendez-vous que vous auriez oublié d’ici là.

Mes clientes qui appellent, je fais comment

Ouvrir la réservation en ligne ne vous retire pas le téléphone. Une cliente appelle, vous notez son rendez-vous avec le bouton « + Réservation », confirmé tout de suite puisque c’est vous qui le posez. Si le moteur refuse, créneau complet ou trop proche, une case « Forcer quand même » apparaît : vous passez outre, parce que vous connaissez votre salle mieux que le logiciel. Et comme la saisie vient de vous, aucun email ne part vers la cliente.

Et quand une cliente change d’avis

Reste la cliente qui doit annuler ou décaler. Avec le plan Pro, elle le fait elle-même depuis le lien de son email de confirmation, tant que le rendez-vous n’a pas commencé. Sans ce plan, elle vous appelle, comme avant. Le déplacement, côté agenda comme côté cliente, est détaillé dans notre article sur le déplacement d’un rendez-vous, et le détail des plans est dans nos tarifs.

Un agenda qui reste le vôtre

Tout cela se passe dans un agenda posé sur votre propre site, à vos couleurs, sans intermédiaire entre vous et la cliente. Le choix de la praticienne vous revient aussi : son nom est une étiquette sur l’agenda, la cliente réserve un soin, pas une personne. Le calcul des places, la durée de chaque soin et le temps de remise en état d’une cabine ont leur logique propre, détaillée dans l’article sur la réservation avec plusieurs cabines. La page réservation pour spas et instituts réunit l’ensemble. Chaque crainte a son champ, et le dernier mot reste au comptoir.